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Seleção de empresas e exercícios contábeis, Processamento de lotes,  Zerar Tabela de Resultados, Reabertura de Lotes, Abertura de Exercício, Encerramento de Exercício.

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As ferramentas auxiliares à Contabilidade permitem a utilização de recursos para a complementação e auxílio aos usuários.

As ferramentas auxiliares são encontradas no menu Contabilidade >> Tools.

Processamento em lote da contabilização

  O painel de processamento em lote da contabilização, permite que a empresa trabalhe com o processamento de uma única vez, para isto no Período de Fechamento Contábil a coluna “Contabilização Online” deverá estar desligada no período mensal, ligando a contabilidade apenas no cadastro do período posterior ao mês passado.

 Para acessar a ferramenta, clique no menu lateral Contabilidade >> Tools >> Processamento em lote da contabilização.

A tool estará disponível para o usuário mediante a configuração acima, pois em caso da coluna estiver Ligada, este painel terá como funcionalidade o acompanhamento em tempo real as informações processadas de forma autómatica visualizando os status das origens da contabilização.

O painel abaixo mostra as informações necessárias das origens da contabilização online dos processos efetuados pela empresa.

Por exemplo:

A empresa irá entrar no período contábil do mês de julho, então no período de fechamento deste mês a contabilidade irá estar desligada, ou seja, durante o cadastro do período de julho, na coluna Contabilização Online, o usuário deverá informar desligado.

Então no decorrer do mês de julho a empresa irá trabalhar normalmente, realizando todos os processamentos diários que geram contabilização (Nfe, OP, etc), ao finalizar o mês de Julho e iniciar o período do mês seguinte, ou seja, Agosto, a empresa irá acessar o período de fechamento contábil e antes de cadastrar o período de Agosto, deverá acessar o mês anterior (Julho, no exemplo) e alterar a coluna de contabilização online para LIGADO.

Assim que alterado para LIGADO, basta acessar o Processamento em lote da contabilização, filtrar o período do mês de Julho, nisso no painel apresentarão todas as movimentações que geram contabilização online com o status pendente, basta ao usuário utilizar a opção de Marcar Todos (Ctrl + Shift + M) e clicar no botão processar.

Ao clicar no botão processar o sistema irá realizar a contabilização do mês de julho de uma única vez.

Caso neste painel existam informações pendentes de processamento, o usuário poderá realizar o processamento destes registros específicos.

Importar Cadastro do Exercício

Através desta ferramenta é possível realizar a importação de dados de exercícios contábeis passados para que estes sejam considerados no exercício contábil atual. É possível selecionar as opções de importação de acordo com as necessidades da empresa/usuário.

 Para acessar a ferramenta, clique no menu lateral Contabilidade >> Tools >> Importar Cadastro do Exercício. A seguinte janela será exibida:

Caso deseja importar cadastro de outras empresas em outros bancos, marque Importar cadastros de outro Banco de Dados e preencha os campos, para importar os dados.

Para importar dados de alguma empresa ou exercício preencha os campos de Seleção de Empresa/Exercício, para selecionar a empresa ou exercício tecle ENTER em um dos campos abaixo e realize a pesquisa.

Marque os dados que deseja importar, podendo ser:

Calendário

Marcando esta opção serão copiados dados do calendário cadastrado para a empresa selecionada no exercício contábil em questão, não havendo assim a necessidade de cadastrá-lo novamente.

Plano de Contas Institucional

Marcando esta opção serão copiados dados do plano de contas cadastrado para a empresa selecionada no exercício contábil em questão, não havendo assim a necessidade de cadastrá-lo novamente.

Plano Referencial do SPED

Marcando esta opção serão copiados dados do plano de contas referentes ao SPED, não havendo assim a necessidade de cadastrá-lo novamente.

Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE)

Marcando esta opção serão copiados dados do demonstrativo de resultados do exercício cadastrado para a empresa selecionada no exercício contábil em questão, não havendo assim a necessidade de cadastrá-lo novamente.

Demonstrativo do Valor Adicionado (DVA)

Marcando esta opção serão copiados dados do demonstrativo de valor adicionado cadastrado para a empresa selecionada no exercício contábil em questão, não havendo assim a necessidade de cadastrá-lo novamente.

Demonstrativo do Fluxo de Caixa (DFC)

Marcando esta opção serão copiados dados do demonstrativo de fluxo de caixa cadastrado para a empresa selecionada no exercício contábil em questão, não havendo assim a necessidade de cadastrá-lo novamente.

Lalur/Lacs

Marcando esta opção serão copiados dados de ocorrências, Ajustes e Parte B do Lalur/Lacs cadastrado para a empresa selecionada no exercício contábil em questão, não havendo assim a necessidade de cadastrá-lo novamente, os lançamentos contábeis não serão copiados sendo necessário adicioná-los através da Aba 3 – Lançamentos Relacionados.

Contas de Transferência do Balancete

Marcando esta opção serão copiados dados de contas de transferência do balancete cadastrado para a empresa selecionada no exercício contábil em questão, não havendo assim a necessidade de cadastrá-lo novamente.

Após marcar as opções desejadas, informe o a empresa destino, preenchendo os campos de Empresa/Exercício Destino, para selecionar a empresa ou exercício tecle ENTER em um dos campos abaixo e realize a pesquisa.

Clique no botão Processar.

Seleção de Empresa / Exercício Contábil

Para utilizar essa opção primeiro é necessário ter uma empresa cadastrada, em segundo ter um exercício contábil cadastrado para a empresa. Essa opção permite que o usuário tenha N empresas e N exercícios contábeis.

Após selecionado a empresa/exercício contábil o usuário já pode se movimentar pelas manutenções do módulo.

Para acessar a ferramenta, clique no menu Contabilidade >> Tools >> Seleção de Empresa/Exercício Contábil, ou então, utilize a tecla de atalho F12.

Alterar Situação de Lotes

Para acessar a ferramenta, clique no menu lateral Contabilidade >> Tools >> Processamento de Lotes.

Esta ferramenta Alterar Situação de Lotes. tem a função de gerar informações que serão utilizadas nos documentos contábeis, como o balancete contábil, processando os lotes de lançamentos contábeis gerados pela contabilização online ou importação de dados via arquivo .XML, a seguinte janela será exibida:

  1. Para utilizar o recurso, informe no agrupamento Período de Seleção dos Lotes as datas de inicio e fim para busca de lotes. A ferramenta apresenta opções de  alteração,  selecione o tipo e, em seguida a situação do lote que deverá ser reaberto. São disponibilizadas as seguintes opções:
  2. Tipo de Alteração:
      • Fechar Lotes – Esta função irá encerrar o lote contábil para que os lançamentos nele contidos sejam processados.
      • Processar Lotes – Após o fechamento do Lote contábil, o usuário poderá selecionar esta opção  para que os mesmos sejam processados, gerando as informações necessárias par ao encerramento da contabilidade do período.
      • Reabrir Lotes – Caso ocorra alguma situação em que haja a necessidade de correção de registros, esta função permite ao usuário reabrir o lote para realizar tais correções.

    Situação do Lote:

        • Fechado;
        • Erro;
        • Aguarde;
        • Processado;
        • Todos

Se existirem lançamentos dentro do mesmo lote que estão em meses diferentes, será exibida mensagem na coluna “Mensagem” da lista dos lotes em processamento e, o item com  erro ficará em vermelho até que seja remarcado.

Após selecionar a opção desejada (Fechar Lotes/Processar Lotes/Reabrir Lotes), clique no botão  será exibida uma listagem com todos os registros localizados para a alteração selecionada.

Marque os registros que deseja alterar e em seguida, clique no botão  . Será exibida uma mensagem de confirmação no final de cada processo.

Zerar Tabelas de Resultados

Quando executa-se a ferramenta Zerar Tabelas de Resultado, os valores não serão mais visualizados no balanço contábil e o status do lote na manutenção de Lançamentos passará de processado para fechado, ou seja, em todos os lotes do exercício contábil que se encontravam processados, os processamentos serão desfeitos e passarão a ficar com o status de fechado.

Esta ferramenta é necessária quando os saldos e uma determinada conta não fecham se geradas na Razão e no balancete.

Para acessar a ferramenta, clique no menu Contabilidade >> Tools >> Zerar Tabela de Resultados.

Será exibida uma janela com o nome da empresa e ano, e logo mais abaixo a opção Selecionar Mês, onde o usuário poderá selecionar um mês dentro do exercício contábil selecionado em que deseja processar a ferramenta para não precisar zerar o ano inteiro. Caso seja escolhido um mês em específico o sistema exibirá uma mensagem questionando ao usuário se ele deseja realmente zerar daquele mês.

Caso o usuário não selecione um mês, a seguinte mensagem será exibida:

Quando executa-se a ferramenta Zerar Tabelas de Resultado (Figura 01) é feito o processo inverso, os valores não serão mais visualizados no balancete contábil e o status do lote na manutenção de Lançamentos passará de processado para fechado. Essa ferramenta efetua o processo em todo o movimento contábil ou seja em todos os lotes do exercício contábil que se encontravam processados serão desprocessados e passarão a ficar com o status de fechado.

Reabertura de Lotes

Essa ferramenta serve para abrir lotes que estejam com o Status Fechado, Erro ou Aguarde para que o usuário não necessite de ir reabrindo lote a lote na manutenção de lançamentos.

Para acessar a ferramenta Reabertura de Lotes, clique em menu Contabilidade >> Tools >> Reabertura de Lotes.

Para reabrir um lote, no campo Visualizar lotes com situação escolha uma das opções (Ambas, Fechado, Erro ou Aguarde) e clique no botão Selecionar Lotes.

Feito isso, selecione os lotes que deseja reabrir e clique no botão Processar Reabertura dos Lotes. O sistema irá exibir a seguinte mensagem: “A reabertura resultará em complicações contábeis caso o(s) lote(s) esteja(m) sendo usado(s) por outro usuário” – Ação registrada pelo sistema e pode ser posteriormente listada em relatórios de rastreamento. Deseja continuar?”. Clicando em Sim o sistema exibirá uma mensagem informado que o processo foi concluído. Clicando em Não o sistema retorna para a tela anterior e o processo de reabertura dos lotes selecionados é cancelado.

Abertura de Exercício

Essa ferramenta é responsável pela implantação dos saldos das contas patrimoniais; Os lançamentos são gerados no lote 0000, que é o primeiro lote do exercício contábil da empresa.

Para a criação deste lote o sistema absorve as informações do lote 9999 (Encerramento do Exercício) do exercício anterior invertendo as contas crédito em contas débito e vice versa, utilizando a conta informada na tela para como conta de balanço, nas ferramenta o usuário também informa o código do histórico padrão dos lançamentos no lote de abertura.

Esta ferramenta estará disponível dentro da manutenção de Exercícios Contábeis, localizada em: Administração >> Contabilidade >> Exercícios Contábeis.

O uso desta manutenção é controlado pelo Item de Segurança 853: Gerar Abertura de Exercício.

A seguinte janela será exibida:

Informe os seguintes campos:

Seleção de Empresa/Exercício Origem

Selecione aqui, o exercício contábil imediatamente anterior, ou seja, o exercício que possui os valores de encerramento (Lote 9999), o sistema irá considerar estes valores para realizar a implantação de saldo.

Conta de Balanço de Abertura

Informe a Conta de Balanço de Abertura digitando o código da Conta ou utilizando a pesquisa.

Nº Lote

Automaticamente o sistema insere o Número do Lote com o conteúdo 0000.

Data da Geração dos Lançamentos

Selecione a data de geração dos lançamentos de abertura, por exemplo 01/01/2019.

Histórico Padrão

Informe o Histórico Padrão dos lançamentos digitando o código ou utilizando a pesquisa.

Opções

Agrupar lançamentos de lote de abertura por Centro de Custo/Agrupar lançamentos de lote de abertura por Sub Centro de Custo

Ao habilitar estas opções, os lançamentos de abertura serão gerados agrupados, além da conta contábil, por Centro de Custo e Sub Centro de Custo, gerando documentos mais organizados e facilitando a visualização dos lançamentos de acordo com as necessidades da empresa.

A opção Agrupar lançamentos de lote de abertura por Sub Centro de Custo somente estará disponível para seleção quando o usuário habilitar a opção Agrupar lançamentos de lote de abertura por Centro de Custo.

Feitas as seleções, clique no botão Processar.

Para fazer a abertura de mais exercícios Anuais ou Trimestrais basta repetir os passos acima.

Encerramento de Exercício

Essa ferramenta constrói na manutenção de lançamentos o lote de encerramento denominado lote “9999”.

Neste lote ficarão as contas de resultado que serão utilizadas para a reabertura do próximo exercício contábil. Nessa ferramenta o usuário deve informar um histórico padrão para os lançamentos e a conta de resultado inicial para saber quais as contas em que deverá acumular os valores gerados em todo o exercício contábil. Como no processo de abertura o processo de encerramento também necessita de um conta de balanço para os lançamentos.

Esta ferramenta estará disponível dentro da manutenção de Exercícios Contábeis, localizada em: Administração >> Contabilidade >> Exercícios Contábeis.

A seguinte janela será exibida:

Informe os seguintes campos:

Nº Lote

Este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o conteúdo 9999.

Histórico Padrão

Informe o Histórico Padrão dos lançamentos digitando o código ou pressionando ENTER em um dos campos e informando parte da descrição do Histórico Padrão.

Classificação Inicial das Contas de Resultado

Informe a Classificação Inicial das Contas de Resultado para saber quais as contas em que deverá acumular os valores gerados em todo o exercício contábil. Para isso, pressione ENTER em um dos campos para realizar a pesquisa.

Conta de Balanço de Encerramento

Informe a Conta de Balanço de Encerramento digitando o código da Conta ou pressionando ENTER em um dos campos e informando parte da descrição da Conta.

Feita as seleções, clique no botão Processar.

Para o correto uso do Encerramento do Exercício Contábil, é necessário que exista um período de fechamento contábil que contemple a data de 31/12, pois quando é realizado o encerramento do exercício, um lote com data do último dia do ano é criado, portanto será necessário cadastrar um período de fechamento contábil do mês 12.

Para fazer a reabertura de mais exercícios basta repetir os passos acima.

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