Configurando Alçada para Compras

A utilização de alçada de compras permite que a empresa defina hierarquias de usuários onde um valor limite é definido para cada hierarquia delimitando a permissão de aprovação de ordens de compra dentro dos limites definidos. As hierarquias são vinculadas a usuários de acordo com as preferências da empresa, podendo um mesmo usuário pertencer a várias hierarquias.

Configurações

Alçadas

Compras

Esta manutenção possui Data Port com chamada a engine code (EC) de personalização. Quando habilitada a opção Visualização Avançada, é possível entrar em modo de edição do respectivo EC e realizar personalizações vinculadas aos processos de incluir, excluir e alterar dados. Basta clicar no nome do EC para ativar a sua edição.

A utilização desta manutenção é controlada pelo item de segurança 3450 – Manutenção de configuração de alçada para compras.

Para acessá-la, clique no menu Configurações >> Alçadas >> Compras, ou então, utilize as teclas de atalho Alt+O+A+C.  Será exibida a seguinte janela:

Informe/observe os seguintes campos:

Empresa trabalha com alçada para compras

Por padrão, esta opção é habilitada automaticamente, pois a configuração de alçada de compras é obrigatória.

Os campos “Alçada” e “Descrição” são preenchidos pelo sistema, porém o usuário poderá alterar a descrição da alçada de acordo com as necessidades da empresa.

Tipo de Alçada

Clique na seta para baixo e selecione uma das seguintes opções de alçada:

    • 1 – Padrão:  Esta opção irá habilitar o botão de aprovação da Ordem de Compra, onde, o usuário responsável deverá aprovar a Ordem de Compra para que esta possa ser fechada;

    • 2 – Personalizada: Ao selecionar este tipo de alçada. os usuários deverão ser vinculados a cada hierarquia e deve-se definir as configurações de para cada hierarquia cadastrada.

    Quando uma alçada estiver definida como personalizada e com Ordens de Compras pendentes para aprovação,  não será possível alterar o tipo para Padrão até que as mesmas estejam finalizadas.

Observação

Preencha este campo com informações adicionais realizadas à Alçada de Compras cadastrada.

DEFINIÇÃO DE HIERARQUIAS

As hierarquias definidas na alçada de compras serão utilizadas no momento da aprovação da OC, onde o usuário logado deverá ter uma hierarquia definida na alçada para que possa aprovar a ordem de compra. Em algumas empresas, de acordo com o valor da compra, o comprador responsável pela criação da OC poderá aprová-la, sendo que quando a OC ultrapassar o limite definido para o comprador esta deverá ser aprovada por um superior na hierarquia.

Clique no botão Adicionar e informe os seguintes campos:

Exigir aprovação com base em:

Clique na seta para baixo e selecione uma opção para que, ao fechar a ordem de compra, o sistema verifique um parâmetro específico para a aprovação das mesmas. O sistema disponibiliza as seguintes opções:

    • 1 – Limite Definido na Configuração da Alçada – Ao selecionar esta opção, o sistema irá considerar se o valor total da Ordem de Compra se enquadra nos valores definidos na alçada;

    • 2 – Valor do Custo médio do Item + Desvio Superior – Esta opção irá consistir no momento do fechamento da Ordem de Compra se o valor total do item da OC é igual ou menor que o valor do custo médio do item acrescido do desvio superior informado no campo Tolerância para Compra do cadastro de Produtos.

    • 3 – Valor do Custo de aquisição/calculado do item + Desvio Superior –  Esta opção irá consistir no momento do fechamento da Ordem de Compra se o valor total do item da OC é igual ou menor que o valor do custo de última aquisição do item acrescido do desvio superior informado no campo Tolerância para Compra do cadastro de Produtos.

    • 4 – Valor do Custo Standard do Item + Desvio Superior –  Esta opção irá consistir no momento do fechamento da Ordem de Compra se o valor total do item da OC é igual ou menor que o valor do custo Standard do item acrescido do desvio superior informado no campo Tolerância para Compra do cadastro de Produtos.

    • 5 – Valor padrão para negociação de compra + desvio superior –  Esta opção irá consistir no momento do fechamento da Ordem de Compra se o valor total do item da OC é igual ou menor que o valor negociado do item no fornecedor, acrescido do desvio superior informado no campo Tolerância para Compra do cadastro de Produtos.

Os itens que exigem aprovação 2, 3, 4 e 5, irão considerar a indexação de conversão de moedas, portanto se um produto é adquirido em dólar, o sistema irá realizar a conversão para Real, para então atribuir os limites.

Também é necessário configurar um campo adicional com resposta na configuração da hierarquia e incluir o campo adicional, no cadastro do produto. Caso não haja esta configuração o sistema não irá considerar a configuração da alçada.

Hierarquia

Informe um código numérico de até 5 dígitos para identificar a hierarquia referente à alçada de compras.

Limite de valores individuais (Inferior e Superior)

Nestes campos deverão ser informados os valores mínimo e máximo para que o usuário vinculado a hierarquia possa realizar a aprovação das ordens de compra que contemplem este intervalo de valores.  Estes campos serão habilitados somente se a opção “1 – Limite Definido na Configuração da Alçada” estiver selecionada.

Margem Inferior e Superior

Nestes campos podem ser inseridas margens mínimas e máximas, para os valores calculados de custo. Eles serão habilitados somente se a alçada for diferente de 1 – Limites definidos na configuração da alçada. Quando habilitado e definido como zero, a margem é desconsiderada. As margens serão consideradas/aplicadas mediante a regra normal do sistema, onde após o cálculo, a margem é considerada.

Exemplo de utilização:

  • Valor padrão para negociação de compra + desvio superior

Valor unitário do item +- impostos (Valor Unitário): 21,82
Valor de custo do produto obtido de acordo com a alçada (Valor de Custo): 22,00

Margem inferior: 1,00
Margem superior: 1,00

Primeira validação, margem superior:
Proxima Hierarquia = Valor Unitário > Valor de Custo && Valor Unitário – Valor de Custo > Margem Superior
Valor Unitário não é superior ao Valor de Custo. Dentro da Margem Superior (1,00);

Segunda validação, margem inferior:
Proxima Hierarquia = Margem Inferior > 0 && Valor de Custo > Valor Unitário && Valor de Custo – Valor Unitário > Margem Inferior

* Há Margem Inferior, Valor de Custo é superior ao Valor Unitário, então checa a diferença entre os valores (0,18). Dentro da Margem Inferior (1,00);

Aprovação direta será efetivada.

Quantidade de aprovadores

Informe um número que irá corresponder a quantidade de usuários que irão realizar a aprovação da ordem de compra de acordo com esta hierarquia. Esta informação é de extrema importância e está relacionada aos usuários que serão definidos posteriormente para a hierarquia cadastrada.

Limite de valores da Hierarquia

Esta campo irá contemplar um valor “total” de limite da hierarquia. Este campo está relacionado a quantidade definida para cálculo, onde, o sistema irá somar os valores das OC’s aprovadas e no caso da soma ultrapassar o limite de valores da Hierarquia, não será permitido ao usuário aprovar uma Ordem de Compra. Este campo será habilitado para digitação somente se a opção “1 – Limite Definido na Configuração da Alçada” estiver selecionada.

Período de dias para o Cálculo do limite de valores da Hierarquia

O usuário deverá informar neste campo a quantidade de dias a ser utilizada para o cálculo do valor do limite de hierarquia. Este campo será habilitado para digitação somente se a opção “1 – Limite Definido na Configuração da Alçada” estiver selecionada.

EXEMPLO:

Limite de valores da Hierarquia – R$ 10.000,00

Período de dias para cálculo – 5 dias

Dia da aprovação da ordem de compra: 10

Com estas informações, o sistema irá realizar o cálculo das OC’s aprovadas no período estipulado até a data da aprovação (do dia 6 até o dia 10 – 5 dias) e verificar se a soma dos valores ultrapassa o limite estipulado (10.000,00).

Dia 6 – R$ 5.000,00

Dia 7 – R$ 1.500,00

Dia 8 – R$ 2.000,00

Dia 9 – R$ 1.000,00

Dia 10 – R$ 1.500,00

Total – R$ 11.000,00

** A Ordem de Compra do dia 10 não será aprovada pois ultrapassa o limite estipulado.

Caso o valor ultrapasse o limite no intervalo de dias calculados não será permitida a aprovação da Ordem de Compra.

Se esse campo estiver vazio, o sistema irá considerar o total de todas as compras, sendo a primeira compra da empresa até a mais recente.

Aplicar Alçada Pelo Filtro de Campo Adicional/Resposta do Campo Adicional

Nestes campos o usuário poderá definir um campo adicional, juntamente com a sua respectiva resposta para configurar uma hierarquia na alçada de compras. Observe o exemplo abaixo:

Exigir aprovação com base em: Limite Definido na Configuração da Alçada;

Limite de Valores individuais: de 0,01 a 100.000,00

Campo Adicional/Resposta: Categoria do Produto – Ativo Imobilizado

Neste caso, ao fechar a ordem de compra, o sistema irá consistir esta Hierarquia apenas para os itens da OC que possuam o campo adicional “Categoria do Produto” com a resposta Ativo Imobilizado definida, para os demais produtos o usuário irá definir outra hierarquia.

Notificar por E-mail?

Marque sim, para que a ordem de compra entre em processo de Aprovação, os responsáveis pela aprovação da OC vinculados à hierarquia serão notificados por e-mail, caso estes possuam endereço de e-mail informado na manutenção de cadastro de Usuário.

As definições de assunto, corpo da mensagem e Assinatura do e-mail poderão ser personalizadas através do Engine Code codeID005019.eng .

   O acesso a este EC é controlado pelo  Item de Segurança 5019 – Engine code para processamentos customizados a serem realizados nos dados do envio de e-mail para aprovadores da OC.

Observações

Neste campo o usuário poderá inserir quaisquer informações adicionais relacionadas à hierarquia cadastrada para a Alçada de Compras.

Observações:

    1. O usuário deverá definir ao menos uma hierarquia com tipo de aprovação por Limites;

    2. Ao selecionar um tipo de aprovação diferente de “1 – Limite Definido na Configuração da Alçada”, é obrigatório o preenchimento de um Campo Adicional para filtro.

Hierarquia dos Usuários (Ctrl+H)

Nesta manutenção são definidos os usuários pertencentes a cada hierarquia. Um mesmo usuário pode pertencer a várias hierarquias.

   O acesso a esta manutenção é controlada pelo Item de Segurança: 5645 – Manutenção Hierarquia de Usuários.

A seguinte janela será exibida:

Selecione os Usuários da coluna da esquerda e arraste-os para coluna da direita para inseri-los na hierarquia.

Processo de Alçada de Compra

Supondo que uma empresa possua uma alçada de compras com duas hierarquias cadastradas:

Exemplo 01:

Considerando que uma ordem de compra no valor de R$800,00 tenha sido gerada, solicita-se a aprovação da mesma. O processo de aprovação pode ser realizado de duas formas:

Quando usuários da hierarquia 1

Caso um dos usuários desta hierarquia faça a aprovação da ordem de compra, haverá a necessidade de mais um usuário  proceder visto que a alçada ao qual o primeiro aprovador pertence necessita de dois aprovadores para concluir o processo e alterar o status da OC de Pendente para aprovação para Aprovada.

Quando usuário da hierarquia 2

Caso o usuário desta hierarquia faça a aprovação da ordem de compra, este poderá fazê-la individualmente, pois seu nível hierárquico é maior que dos demais usuários das demais hierarquias.

Exemplo 02:

Considerando que uma ordem de compra no valor de R$8000,00 tenha sido gerada, solicita-se a aprovação da mesma. Temos assim as seguintes possibilidades:

Quando usuários da hierarquia 1

Em caso de tentativa de aprovação por parte destes usuários, o procedimento não será possível visto que o valor máximo permitido para proceder  é de 1.000,00 conforme configurações da hierarquia ao qual pertencem.

Quando usuário da hierarquia 2

Caso o usuário desta hierarquia tente fazer a aprovação da ordem de compra, este conseguirá proceder sem problemas uma vez que seus limites definidos nas configurações de sua hierarquia lhe permitem.

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