Envio de Holerite por e-mail

Os holerites, tradicionalmente foram entregues em papel, nos últimos tempos empresas tem adotado o envio de holerite por e-mail, que traz vantagens tanto para o empregador, quanto para o funcionário.

Envio de Holerite por e-mail

Os holerites, tradicionalmente foram entregues em papel, nos últimos tempos empresas tem adotado o envio de holerite por e-mail, que traz vantagens tanto para o empregador, quanto para o funcionário como:

  • Redução de custo: Não terá mais custos de impressão
  • Maior Sustentabilidade: Devido a economia de papel
  • Facilidade de Acesso: Hoje em dia um e-mail pode ser acessado de qualquer lugar, basta ter um smartphone;
  • Segurança: Para acessar o documento o usuário deverá acessar sua conta de e-mail, que naturalmente exigirá login e senha.

A utilização deste recurso no Dataplace ERP requer algumas configurações, veja abaixo:

Manutenção Empresas

O primeiro passo, na configuração é as credenciais de e-mail do remetente par os destinatários (funcionários), para isso acesse a Manutenção de Empresas >> aba Parâmetros >> aba Conta de e-mail.

Esta aba funciona como uma espécie de mala direta, onde o sistema buscará os e-mails informados no cadastro de funcionários para envio dos demonstrativos de pagamentos. Para o seu funcionamento correto preencha os campos conforme descrito abaixo:

Envio por e-mail do Demonstrativo de pagamentos
Marque esta opção para habilitar a transmissão do holerite, ou demonstrativo de pagamento, para os funcionários da empresa.

Endereço de e-mail / Assunto
Nestes dois campos, informe respectivamente o e-mail do emissor e o assunto padrão do e-mail de envio dos holerites.

Texto de Abertura
Nesta caixa de texto, elabore o corpo de texto para envio de e-mail. Para que o sistema utilize textos personalizados coloque os nomes dos campos que deseja considerar no corpo do e-mail entre | |, os campos disponíveis para personalização são:

  • |NOME|: Nome do Funcionário
  • |REF|: Mês e ano de Referência
  • |TIPO|: Tipo de demonstrativo de pagamento como por exemplo:Folha de Pagamento, Adiantamento, 13º Salário, etc.

Ao passar o mouse sobre a caixa de texto será exibido dica para facilitar no momento do preenchimento.

Em seguida é necessário realizar a configuração do servidor de e-mail do emissor, vinculando-o com o Dataplace ERP, para isso preencha os campos disponíveis no quadro Servidor.

Sugerimos que caso não tenha em mãos as informações de SMTP do e-mail, ou tenha alguma dificuldade neste processo, solicite acompanhamento do responsável pelo gerenciamento das contas de e-mail da empresa.

Feito o preenchimento dos dados nesta aba, clique no botão Testar envio de e-mail, para verificar se a configuração está adequada e os e-mais irão ser transmitidos aos destinatários.

Manutenção de Funcionários

Na manutenção de funcionários, é necessário realizar as seguintes configurações para que o funcionário receba o e-mail corretamente, veja abaixo:

Aba Básicos

É obrigatório estar preenchido o campo “E-mail”, localizado na aba básicos da manutenção.

Aba Bancários/Opções

Marque na aba Bancários/Opções, a opção “Demonstrativo por e-mail”, para ativar o funcionário a receber os demonstrativos de pagamento via correio eletrônico.

Se esta opção estiver marcada, obrigatoriamente o funcionário precisa ter um e-mail informado na aba Básicos.

Demonstrativo de Pagamento

Na consulta Demonstrativo de Pagamento, após o preenchimento dos filtros para geração dos holerites dos funcionários, clique no botão “Enviar por e-mail” para realizar o disparo de e-mails com os holerites.

Situação dos e-mails para o Demonstrativo de Pagamento
Clicando na seta ao lado do botão Enviar por e-mail, será apresentado a opção “Situação dos e-mails para o Demonstrativo de Pagamento”, ao clicar na mesma será exibido um relatório informando o status dos e-mails enviados para os funcionários.

Após o envio de e-mail este relatório também será exibido.

Ficha Financeira

  • Foi disponibilizado os campos Status do e-mail, Data do envio e Log, na manutenção Registro de Pagamento (Header da Ficha Financeira), que são de caráter informativo para registrar o status da transmissão para o destinatário. Para acessar esta manutenção, a partir de uma Ficha Financeira de um funcionário, pressione as teclas Ctrl+D.

  • Também foi incluído o campo Enviar e-mail, onde ao clicar neste botão será aberta a consulta Demonstrativo de Pagamento, para realizar o envio do holerite para o funcionário.

Somente será possível o envio do e-mail se a Processo da referência de cálculo estiver fechada. Este procedimento garante que o usuário teria concluído os fechamentos e não fará alteração nos valores já enviados, exceto se realmente for necessário devendo realizar a reabertura da referência para conseguir realizar modificações e recálculo da Folha, como já ocorre atualmente.

Para acessar de forma rápida a manutenção de Processo, pressione a tecla F8.

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