Integração Back-office + SFA

A configuração de integração é rápida e feita uma única vez. Clientes, produtos e vendedores, além de impostos e tributos
cadastrados no seu sistema back-office são automaticamente inseridos no DATAPLACE SFA, você apenas define quais destas informações serão carregadas.

Para clientes com o Dataplace ERP

Para fazer a integração das informações, inicie o módulo do SFA, que está dentro da pasta Install, na estrutura convencional de pastas do Dataplace ERP:

Na tela de login, utilize
suas credenciais para acessar. A tela do módulo de integração se apresentará:

No canto superior esquerdo, no menu, vá em Configuração >> SFA – board:

A seguinte janela surgirá, trata-se da manutenção de Configurações de Sincronização ERP – SFA, na aba 1, clique no botão para Iniciar a configuração de acesso à plataforma

Na manutenção de Configurações de Sincronização ERP – SFA, clique no botão para Iniciar a configuração de acesso à plataforma e depois, preencha as informações solicitadas: 

Endereço da API

URL que responderá com o serviço a ser consumido pela integração.

Endereço do site

URL onde responde o portal SFA desenvolvido para a empresa, que será integrado ao back-office.

Responsável pelo sistema SFA

É o usuário chave que será responsável pela gestão das informações de integração, inclusão e gerenciamento de demais gestores, vendedores e equipes que utilizarão o SFA.

Insira um e-mail e uma senha deste usuário. Estes dados também servem para acessar o portal.

Tabela de preço padrão

Defina uma tabela de preços padrão para utilizar dentro do SFA. Ela é única para a matriz e para as representadas. Digite o código ou faça uma busca dando um enter no campo.

Vendedor Padrão

É o usuário ligado ao responsável pelo sistema, com perfil criado no ERP.

UP padrão

Deve ser uma UP (local físico de estocagem), criada especificamente para trabalhar as vendas através do SFA.

Importante: Reserve uma UP especificamente para o SFA, para melhor gestão do controle de estoque, pois isso facilitará o processo das movimentações tanto para o ERP, quanto para o SFA. A UP reserva para uso exclusivo do SFA tanto a loja física, quanto os vendedores internos/externos, conseguirão ter uma menção das quantidades disponíveis para a venda. Padrão para a matriz e as representadas.

Controlar estoque

Ao ser marcada essa opção, as quantidades de estoque serão consistidas no SFA (se o estoque zerar na plataforma e a opção estiver ativa, o sistema não permitirá realizar vendas até uma nova sincronização). Padrão para a matriz e as representadas.

Verificar situação da API

Em ferramentas, clique no item correspondente à imagem abaixo:

A seguinte mensagem indica que está tudo corretamente configurado:

Cadastrar Responsável pelo Sistema SFA

O próximo passo para habilitar as informações do responsável, criar a empresa no ambiente do SFA, bem como habilitar a integração dos demais dados, é, ainda em ferramentas, Cadastrar responsável pelo sistema SFA:

Quando a seguinte mensagem surgir, o cadastro foi efetivado:

A aba 2, Manutenção das representadas do SFA, é o lugar onde, caso possua vendedores atuando para um CNPJ diferente, você irá realizar a inserção do segundo banco (terceiro, quarto e assim por diante), que será dependente da sincronização do banco mandatório (matriz). Estes bancos dependentes são os bancos das representadas do SFA. 

Assim que configurado pela primeira vez os dados do board no banco de dados logado o sistema irá criar automaticamente os dados do banco mandatório nesta aba.

Caso a empresa já trabalhe com o SFA, é necessário executar o upload (mesmo que não possua ainda informações a sincronizar) para que o sistema faça o registro do banco mandatório. Após execução, o cadastro das representadas ficará disponível para configuração.

Apelido

Um nome que você queira dar ao banco da representada. Recomenda-se que seja inserido o nome Fantasia da Empresa ou o Apelido já definido no Configurador Geral >> Dados da Empresa.

Servidor

O ipv4 do servidor onde esse banco está hospedado.

Banco de dados

Efetivamente o nome do banco

Ativo

Marque a caixa de seleção para indicar se ele deve ser considerado ativo ou não

Identificador e Mandatório são itens automaticamente marcados pelo SFA Board.

Você pode verificar o status do Upload na manutenção Configurações de Sincronização ERP – SFA, na aba 3 (Registro de controle de sincronização ERP – SFA). Esta aba só pode ser acessada quando na aba 2 você escolhe qual banco quer visualizar o registro de sincronização. Ele mostrará o que foi sincronizado em cada banco conforme abaixo:

Banco Mandatório
Banco Dependente

Selecionando os registros que serão integrados ao SFA

Nesta etapa vamos popular o ambiente do SFA com a escolha dos registros que envolvem clientes, produtos, natureza da operação, condições de pagamento, entre outros, para que possamos usar o SFA tanto no ambiente web como no app.

Tipo de pedido

Vamos cadastrar a forma como o SFA fará a venda dos produtos disponíveis. Clique no botão  para cadastrar um novo tipo. Devemos sempre atrelar uma natureza de operação, pois ao gerar um pedido de venda no SFA, você precisará informar o tipo de pedido e é através do link entre a natureza da operação e o tipo de pedido que iremos calcular os impostos.

Para escolher uma natureza de operação ao tipo de pedido que está sendo cadastrado, clique com o mouse no campo de natureza da operação e aperte a tecla enter, a listagem se abrirá para que então você faça a seleção:

Ao apertar enter novamente, com o campo selecionado, este é inserido no registro do tipo de pedido:

Regras de Tributação

É possível definir as regras de cálculo dos impostos em várias partes do Dataplace ERP, no produto, nos campos adicionais do produto, na natureza de operação, para o SFA, iremos subir um mapa simplificado de tributação, baseado na UF e no NCM. Para acessar a tela e definir estas regras para o SFA, siga o exemplo abaixo:

Depois, acesse a tela a seguir e clique no botão Ferramentas, para acessar a ferramenta de extração dos impostos configurados:

O sistema fará a conversão de todos os tributos e impostos que estão cadastrados no Dataplace ERP, já mapeado para a configuração mais simples necessária no SFA, basta selecionar todos os itens, procedendo da seguinte forma:

Clique em Filtrar, para mostrar a listagem logo abaixo, depois clique em Funções >> Marcar Todos e em seguida clique  no botão Processar, no canto inferior direito.

Observe que há impostos duplicados no NCM que não ficam marcados para serem importados (na cor preta), isto ocorre porque há um erro no preenchimento das informações deste imposto dentro do Dataplace ERP e neste caso, a ferramenta de importação não incluirá na seleção o registro problemático (os registros em azul estão ok), é necessário resolver o erro no cadastro, dentro do ERP e depois realizar a importação.

Disponibilizar os Registros para Sincronização

Vá em Configuração >> SFA – Disponibilizar para sincronização, mantenha a opção Apenas registros não disponibilizados marcada se esta é uma nova sincronização, para evitar duplicar o que eventualmente em um passo anterior você já tenha sincronizado.

Registros para disponibilização no SFA

Uma lista com todas as informações que são possíveis disponibilizar no SFA, selecione uma e clique no botão Carregar, que fica no canto superior direito, marque os itens carregados que deseja sincronizar com o SFA e clique no botão Processar, que fica no canto inferior direito.

Você escolhe para qual banco irá fazer a sincronização, lembrando que para o banco dependente, são permitidos na listagem, apenas as opções relativas a produto. É possível filtrar os dados que são exibidos para posterior sincronização, pelos seguintes parâmetros:

  • Registros que ainda não foram disponibilizados
  • Registros que já foram disponibilizados
  • Todos

E é possível também filtrar apenas os registros válidos para disponibilização.

Obs.: O SFA Board somente é acessível através do banco mandatório, se houver tentativa de acessa-lo, estando logado num banco dependente, a seguinte mensagem é exibida: O processo somente pode ser executado em um banco de dados mandatório!

Caso um registro não esteja válido há uma coluna chamada motivo que lista o porque do registro não estar válido para disponibilização no SFA.

Os registros em vermelho possuem problemas nos dados informados no cadastro dentro do ERP. É preciso resolvê-los antes de disponibiliza-los para sincronização.

Apenas os registros no item de lista Vendedores não é disponibilizado automaticamente no SFA, pois quando estes registros forem sincronizados, um e-mail seguirá para cada vendedor cadastrado e ele precisará aceitar clicando no link nesse e-mail, para então seu registro ficar ativo.

É possível também personalizar os registros carregados nesta tela, através da manipulação de um EC (Engine Code – script de personalização):

Listar ou não produtos para o SFA

E se eu não quiser vender todos os meus produtos, através da equipe externa e mantê-los numa loja de fábrica por exemplo? ou então quero tirar de venda um determinado produto pois não vou mais trabalhar com ele?

É possível fazer isso indo em manutenção do Produto >> Aba eCommerce >> Aba 1 – Geral, conforme imagem abaixo:

Assim, todos os produtos que deseja ver disponíveis na sincronização com o cloud, devem estar marcados com a opção “Disponível para SFA/Ecommerce” caso não estiver marcada o produto não será enviado para o SFA.

Upload (Sincronização do ERP > SFA)

Vá em Ferramentas >> Upload para fazer a sincronização enviando os dados selecionados, após algum tempo, que varia dependendo do volume de dados, você deve visualizar a mensagem de sucesso:

Exclusão de Dados do SFA

Caso não queira mais manter os dados dos produtos que não pretende mais utilizar no SFA, esta ferramenta o auxiliará. Através dela, não será necessário inativar o registro no ERP, será possível mantê-lo ativo no ERP e fazer com que ele não seja utilizado no SFA. Caso um registro esteja marcado para exclusão, ele só será excluído do SFA após realizar o Upload, o sistema consiste se o registro já foi utilizado no SFA, caso tenha sido não será possível excluí-lo.

E se antes de realizar o upload, consolidando as exclusões, você mudar de ideia e desejar que o registro não seja mais excluído do SFA, é necessário acessar Ferramentas >> Remover pendência de exclusão:

Download (Sincronização do SFA > ERP)

Para gerenciar as informações inseridas por sua força de vendas, dentro do SFA, basta sincronizar fazendo o Download das informações dos pedidos, também no módulo SFA em Ferramentas >> Download:

Nos casos de empresas que trabalhem com o conceito das representadas, o sistema irá fazer o download apenas no banco mandatório, porém no report gerado, o sistema irá agrupar os dados, informando à quais pedidos/clientes pertencem cada representada, ou seja, o sistema irá popular os dados de todas as representadas de acordo com os registros inseridos no SFA.

Após o Download, o sistema exibirá um relatório, caso haja pedidos a serem baixados do cloud e inseridos no seu ERP (back-office):

Você pode checar os status com os quais os pedidos baixados são marcados no ERP, basta ir em Arquivo >> Tabelas de Controle >> Status de Pedido:

E verificar a aplicação destes, no módulo de Gestão de Vendas, veja que ele possui o número do pedido gerado no SFA e o status Baixado para o ERP, indicando sua situação atual:

IMPORTANTE: Não é possível fazer nenhuma configuração, logado no banco da representada, que não sejam relativas ao cadastro do Status de Pedido. Qualquer outra alteração deve sempre ser feita pelo banco mandatório.

Assim está concluída esta documentação do seu back-office com o SFA. Você pode escolher trabalhar com o SFA web ou o SFA app.

Fim da documentação.

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