Gerar Dados para Inventário

Através desta ferramenta serão geradas as fichas, de acordo com os filtros desejados,  para os produtos que serão inventariados.

Gerar Dados para o Inventário  

Esta ferramenta pode ser acessada através do menu Estoque >> Inventário >> Gerar dados para Inventário ou através da manutenção Inventário >> Gerar dados para o Inventário (Contagem Normal).

 

A utilização dessa manutenção é controlada pelo Item de Segurança 1029 – Ferramenta de Geração de Dados para Inventário.

 

A seguinte janela será exibida:

 

 

 

Criar as fichas com base nos seguintes filtros:

 

Código(s) de Produto (em branco para todos)

Se desejar gerar o inventário para um ou mais produtos em específico, informe os códigos dos mesmos ou tecle ENTER para pesquisar. Os produtos selecionados serão listados no quadro abaixo.

Para excluir um produto listado, clique sobre o mesmo e pressione a tecla DELETE.

Para gerar dados de inventário para todos os produtos cadastrados, deixe o campo em branco.

 

Filtros

 

Filtrar Categoria

Selecione esta opção para considerar uma ou mais categorias de produto em específico. Uma nova janela será aberta para a escolha das mesmas.

 

Filtrar Marcas

Selecione  esta opção para considerar uma ou mais marcas de produto em específico. Uma nova janela para a seleção das mesmas se abrirá.

 

Filtrar Data de Movimento do Produto

Selecione esta opção para que sejam geradas as fichas para os produtos que tiveram movimentação no período selecionado.

Informe as datas inicial e final referentes ao período.

 

Gerar somente para produtos com data do inventário vencida

Selecionando esta opção, serão geradas somente as fichas para os produtos que estiverem com a data do inventário vencida.

 

Considerar somente produtos que consistem estoque

Mantenha esta opção selecionada para que sejam considerados somente os produtos que tenham controle de estoque ativo.

 

Considerar também produtos inativos

Selecionando esta opção, serão também geradas as fichas para os produtos que estão como inativo.

 

Considerar também produtos com quantidades zerada

Selecionando esta opção, serão também geradas as fichas para os produtos que estiverem com o estoque zerado.

 

Considerar somente UPs ativas

Selecione esta opção para que sejam as consideradas somente UPs que estiverem ativas no sistema para o inventário.

 

Desconsiderar materiais de consumo e bens duráveis

   Selecione esta opção para que sejam desconsiderados os itens classificados como Materiais de consumo e Bens duráveis.

 

Caso a empresa esteja configurada para trabalhar também com Lotes, este campo estará com a opção “Considerar somente UPs/Lotes ativas”.

 

Filtrar Fornecedor

Para gerar o inventário apenas para os produtos que possuem um fornecedor específico, informe o fornecedor, digitando seu código ou utilziando a tecla ENTER no campo para buscar na janela de pesquisa que será exibida..

Exemplo:

– Os produtos 001, 002 e 003 possuem o Fornecedor A.

– Os produtos 004, 005 e 006 possuem o Fornecedor B.

– Ao informar neste campo o Fornecedor B, o inventário será gerado apenas para os produtos 004, 005 e 006.

 

Opções

 

Configurar fichas para zerar quantidades

Ao selecionar esta opção, o inventário será gerado de forma a zerar a quantidade e o custo médio dos itens em todas as UPs.

 

Inventário para Estoque Desqualificado

Selecionando esta opção, ocorrerá verificação nos produtos que tem movimentação no estoque. Caso haja divergência nessas quantidades, serão geradas as fichas para tratativas. Caso não haja desqualificações do estoque, o sistema exibirá uma mensagem informativa. O sistema também irá gerar as fichas para qualificação dos produtos do tipo grade. Para maiores informações, consulte o tópico Como fazer Para.

 

Ao selecionar esta opção, apenas as opções Filtrar Categorias e Tratativa de Empenhos, dentre as listadas acima, estarão disponíveis para seleção. A seleção por categoria permite facilitar o processo.’

 

Atribuir a qtde atual do produto ao campo de qtde contada

Selecione esta opção para que, ao gerar os dados para o inventário, a quantidade atual do produto seja utilizada como a quantidade contada para o mesmo.

Gerar ficha apenas para as seguintes UPs

Selecionando  esta opção o bloqueio do produto será em nível de UP e não em nível geral,  assim o produto será bloqueado para contagem somente na UP selecionada na janela abaixo.

 

Uma vez que selecionado as UPs para contagem, as outras que não foram selecionadas não serão bloqueadas, podendo ser movimentadas normalmente.

 

Ordem dos Registros

Marque a opção desejada para ordenar os produtos na geração das fichas: Código do Produto, Descrição do Produto ou Localização (Setor, Estante, Nível).

 

Realizar também Tratativa de Empenhos

Selecione esta opção para que a tratativa dos empenhos dos produtos seja realizada antes de gerar as fichas. Com esta opção selecionada, as quantidades Empenhada e Aguardando Entrega serão recalculadas para se adequarem à nova regra de empenho. No caso de algum problema no processamento, o sistema retorna os dados para a situação anterior a este processo.

 

Observações:

– Ao marcar esta opção ficará habilitado o campo para informar os produtos para realizar a tratativa.

Código(s) de Produto (em branco para todos)

– Se desejar gerar o inventário para um ou mais produtos em específico, informe os códigos dos mesmos ou tecle ENTER para pesquisar. Os produtos selecionados serão listados no quadro abaixo.

– Para excluir um produto listado, clique sobre o mesmo e pressione a tecla DELETE.

– Para gerar dados de inventário para todos os produtos cadastrados, deixe o campo em branco.

 

Clique no Processar para gerar dados para o inventário.

 

Ou ainda utilize as Ferramentas disponibilizadas pelo Dataplace:

 

Ao clicar no botão para  Gerar Dados para Inventário sem selecionar uma das opções: Tratativa de Empenhos ou Estoque desqualificado será exibida uma janela conforme a imagem abaixo, questionando se deseja prosseguir.

 

 

Gerar dados para inventário a partir de planilha de Excel

A implantação do estoque deve ocorrer sempre por meio do Inventário, carregando-se suas fichas para posterior processamento.

Como pré-requisito, deve-se cadastrar os produtos, as UPs e Lote e inseri-las em cada  produto,  antes de gerar o inventário.

O estoque, legado do cliente, poderá ser importado através de uma planilha de excel, desde que siga um padrão, pois qualquer informação que não coincida com as informadas no sistema cancelará o processo de importação dos dados da planilha.

 

Ao clicar nesta opção, será aberta uma nova janela para selecionar um arquivo com extensão .xls ou .xlsm para a importação. Esse arquivo pode ter o nome e o local de armazenamento que o usuário desejar.

 

 

 

Clique no botão para pesquisar pelo Arquivo que deseja importar. Caso prefira, digite o seu diretório diretamente no campo.

 

Ao selecionar a opção Carregar apenas os valores de custos, as fichas serão geradas considerando o estoque atual dos produtos em cada UP/Lote, importando apenas os valores de custo da planilha.

 

Clique no botão para fazer a importação da planilha.

 

Caso seja encontrada alguma inconsistência, por exemplo UP não cadastrada, será exibida uma mensagem e o processo cancelado. Será gerado também o relatório de inconsistências.

 

Não encontradas inconsistências, será exibida mensagem informando que o processo foi concluído com sucesso.

 

Esta ferramenta não pode ser utilizada quando a empresa estiver trabalhando com Contabilidade de Custos de Custos, a mensagem abaixo será exibida.

 

 

 

A carga inicial do estoque deve ser importada de uma única vez, ou seja, gerar uma única planilha com todos os produtos.

 

Observações para a importação:

  • O sistema permite a importação de produto normal e produto grade

  • Não será permitido  importar:

  • Produto tipo KIT;

  • Produto que não esteja cadastrado no sistema.

  • UP que não esteja informada para o produto no sistema;

  • Produto com dados inconsistentes na planilha (Exemplo: Qtd. Contada que não é um número).

  • As versões compatíveis do Excel são: 2013, 2010, 2007, 2003 e anteriores.

  • O separador de casa decimal no arquivo Excel deve ser vírgula. Exemplo: 1000,25.

  • Se o usuário optar por digitar o “Valor de Custo”, “Índice de Custo” e “Custo Médio” na planilha, esses serão considerados nas fichas do inventário. Se, na planilha, esses campos não forem preenchidos, será considerado o do cadastro do produto.

  • As fichas já serão geradas como Digitadas.

  • O sistema cria uma linha na planilha para cada ficha. Caso forem inventariados 300 produtos, não significa que serão geradas 300 linhas na planilha do Excel, pois para cada unidade produtiva de cada produto o sistema cria uma linha na Planilha.

  • O índice econômico a ser utilizado para o valor de custo na UP (Índice de Custo – UP e Índice de Custo de Operação – UP), deve ser o mesmo índice econômico atribuído para o valor de custo do produto (Índice de Custo e Índice de Custo de Operação, respectivamente).

  • Se o produto for do comprado os custos considerados serão somente o Valor de Custo e Valor de Custo Médio.

  • As colunas listadas abaixo devem ter o valor zerado para produtos que sejam comprados:

  • CM – Produto

  • CD – Produto

  • CIF – Produto

  • CSub – Produto

  • CM – Custo Médio – Produto

  • CD – Custo Médio – Produto

  • CIF – Custo Médio – Produto

  • CSub – Custo Médio – Produto

  • CM – UP

  • CD – UP

  • CIF – UP

  • CSub – UP

  • CM – Custo Médio – UP

  • CD – Custo Médio – UP

  • CIF – Custo Médio – UP

  • CSub – Custo Médio – UP

  • Existem alguns campos no sistema que seguem uma configuração diferente nas casas decimais, e é de vital importância se atentar a este detalhe quando forem realizados cálculos na planilha para se chegar nos valores de custo. Ao realizar cálculos é importante sempre arredondar para o campo que tem menos casas decimais e assim não enfrentar problemas no momento que o sistema irá conferir se os valores estão corretos (Exemplo: O valor de Custo deve ser resultado da soma entre o custo de Materiais e o Custo Total de operações), ou seja, antes de realizar a soma dos valores deve-se arredondar os números e então após isso, somar os valores.

    Exemplo:

Valor de CustoCusto de MateriaisCusto Total de OperaçõesCDCIFCSUB
= ARRED(B2 + C2 ; 8)= ARRED(19,6541654213 ; 8)= ARRED (D2 + E2 + F2 ; 8)= ARRED(4,19871564923 ; 8)= ARRED(1,657651564 ; 8)= ARRED(0,69851278413 ; 8)

Um outro ponto importante é a questão do valor de custo médio do produto (ficha) e da Unidade Produtiva. O produto pode estar em diferentes Unidades Produtivas, dessa maneira, o produto pode ter diferentes valores em cada UP, porém, o mesmo valor para  o produto. Caso o produto não tenha quantidade na UP, o custo médio da UP deverá ser zerado, porém, caso haja quantidade deste produto em qualquer outra UP, o valor de custo médio do produto (ficha) não poderá estar zerado.

Exemplo correto:

Código de ProdutoProduto

UP

Quantidade

Custo MédioCusto Médio – UP

0003

Computador

001

40

1105,60

958,00

0003

Computador

002

60

1105,60

1105,60

0003

Computador

003

0

1105,60

0,00

0004

Smartphone

001

0

0,00

0,00

0004

Smartphone

002

0

0,00

0,00

0005

Notebook

001

50

1369,06

1369,06

0005

Notebook

002

16

1369,06

1485,06

No exemplo, temos três situações diferentes:

O produto 003 que tem 3 UPs diferentes, 2 delas com quantidade e uma dela sem quantidade. Desta forma, é necessário informar o custo médio do produto (ficha) e nas 2 UPs que tem quantidade e zerar apenas o custo médio da UP.

O produto 004 que tem 2 UPs diferentes e nas 2 UPs tem não tem quantidade. Desta forma, é necessário zerar o custo médio do produto (ficha) e também das 2 UPs.

O produto 005 que tem 2 UPs diferentes, e nas 2 UPs tem quantidade. Desta forma, é necessário informar o custo médio do produto (ficha) e também nas 2 UPs.

Exemplo incorreto:

Código do Produto

Veja nos exemplos que a diferença é o Valor de Custo Médio do Produto 0003 na UP 003. O exemplo está incorreto pois o produto não tem quantidade na UP 003, porém, tem quantidade nas UPs 001 e 002, então, deveria ter valor de Custo médio informado no produto (ficha) e o valor de custo médio da UP estar zerado conforme já está.

Campos da planilha

Campo

Descrição

Observações

Nº de caracteres

Tipo

Decimal

Cd.Produto

Código do produto

 

25

alfanumérico

 

Descrição do Produto

Descrição do produto

 

120

alfanumérico

 

UP

Unidade produtiva da ficha

 

10

alfanumérico

 

Lote

Sub Unidade Produtiva da ficha

 

10

alfanumérico

 

Qtd.Contada

Quantidade contada do produto na UP

 

19

numérico

2

Valor de Custo

Valor de custo do produto

CM + CTO

19

numérico

8

Índice de Custo

Índice utilizado para o custo do produto (em branco para utilizar o Real)

 

3

alfanumérico

 

Custo Médio

Valor médio de custo do produto

CM Médio + CTO Médio

19

numérico

8

CdGrade

Código da grade do produto (variação)

 

5

alfanumérico

 

CdEixoX

Código do eixo X da variação do produto (utilizado para montar a grande)

 

10

alfanumérico

 

CdRespostaX

Código da resposta para o eixo X da variação do produto

 

30

alfanumérico

 

CdEixoY

Código da eixo Y da variação do produto (utilizado para montar a grade)

 

10

alfanumérico

 

CdRespostaY

Código da resposta para o eixo Y da variação do produto

 

30

alfanumérico

 

CM – Produto

Valor de custo dos materiais do produto

 

19

numérico

10

Índice de Custo de Operação – Produto

Índice utilizado para o custo de operações do produto (em branco para utilizar o Real)

 

3

alfanumérico

 

CTO – Produto

Valor de custo das operações do produto

CD + CIF + SUB

19

numérico

8

CD – Produto

Valor de custo direto do produto

 

19

numérico

8

CIF – Produto

Valor de custo indireto do produto

 

19

numérico

8

CSub – Produto

Valor de custo de terceiros do produto

 

19

numérico

8

CM – Custo Médio – Produto

Valor médio do custo de materiais do produto

 

19

numérico

10

CTO – Custo Médio – Produto

Valor médio do custo total das operações do produto

CD Médio + CIF Médio + CSUB Médio

19

numérico

10

CD – Custo Médio – Produto

Valor médio do custo direto do produto

 

19

numérico

10

CIF – Custo Médio – Produto

Valor médio do custo indireto do produto

 

19

numérico

10

CSub – Custo Médio – Produto

Valor médio do custo de terceiros do produto

 

19

numérico

10

Valor de Custo – UP

Valor de custo do produto na UP

CM da UP + CTO da UP

19

numérico

10

Índice de Custo – UP

Índice utilizado para o custo do produto na UP (em branco para utilizar o Real)

 

3

alfanumérico

 

Custo Médio – UP

Valor de custo médio do produto na UP

CM Médio da UP + CTO Médio da UP

19

numérico

10

CM – UP

Valor de custo de materiais do produto na UP

 

19

numérico

10

Índice de Custo de Operação – UP

Índice utilizado para o custo de operações do produto na UP

 

3

alfanumérico

 

CTO – UP

Valor de custo total das operações do produto na UP

CD da UP + CIF da UP + CSUB da UP

19

numérico

8

CD – UP

Valor de custo direto direto do produto na UP

 

19

numérico

8

CIF – UP

Valor de custo indireto do produto na UP

 

19

numérico

8

CSub – UP

Valor de custo de terceiros do produto na UP

 

19

numérico

8

CM – Custo Médio – UP

Valor médio do custo de materiais do produto na UP

 

19

numérico

10

CTO – Custo Médio – UP

Valor médio do custo total de operações do produto na UP

CD Médio da UP + CIF Médio da UP + CSUB Médio da UP

19

numérico

10

CD – Custo Médio – UP

Valor médio do custo direto do produto na UP

 

19

numérico

10

CIF – Custo Médio – UP

Valor médio do custo indireto do produto na UP

 

19

numérico

10

CSub – Custo Médio – UP

Valor médio do custo de terceiros do produto na UP

 

19

numérico

10

Gerar Layout Padrão de Inventário

Através desta ferramenta, será possível criar o arquivo excel com o layout padrão definido, incluindo também com os produtos cadastrados para que o usuário não precise digitar um a um. E a partir desta planilha gerada, pode-se atualizar as informações da contagem do estoque para posteriormente importá-las e gerar as fichas de inventário.

 

 

 

Para gerar a planilha com o layout padrão, é possível optar por:

 

 Código (s) de Produto

Caso deseje gerar a planilha inserindo apenas um ou alguns produtos em específico, informe seus códigos ou tecle ENTER para pesquisar. Os produtos selecionados serão listados no quadro abaixo. Para excluir um produto da lista, clique sobre o mesmo e pressione a tecla DELETE.

 

Não serão considerados produtos que exigem número de lote.

 

São disponibilizadas também as opções Filtrar Categorias de produtos, Filtrar Grupo de Produtos, Filtrar Marcas e Filtrar UP. Para todas as opções selecionadas , o sistema abrirá uma janela para seleção.

 

É possível também Considerar Produtos Inativos, para que os mesmos constem na planilha gerada.

 

 Path

Clique no botão …  para selecionar o local onde o arquivo será gerado. Caso deseje, digite o diretório diretamente no campo.

 

Clique em Processar.

 

O arquivo será gerado no local indicado e ao final do processo será exibida mensagem informativa.  

 

O nome do arquivo será composto por: “Inventário” + data + hora. Exemplo: Inventário 28-04-2014 17-30-27.xlsx.

 

Ao “Gerar Layout padrão de inventário” os dados da grade serão incluídos na coluna de descrição do produto.

 

A utilização dessa ferramenta é controlada pelo Item de Segurança 4748 – Gerar Layout de Inventário.

 

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