Nesta manutenção são configuradas e cadastradas as contas de folha de pagamento a serem exportadas para a contabilidade, com opções de exibição por centro de custo e cópia de informações e Mapa Modelo de Integração RH >> Contabilidade e Mapa Modelo de Vendas/Compras/Finanças/Etc…
Os movimentos monetários que ocorrem em uma empresa normalmente devem compor os registros contábeis desta mesma empresa. Os valores referentes a Folha de Pagamentos submetem-se a esta mesma regra.
Visando facilitar, agilizar e consistir os lançamentos contábeis oriundos da Folha de Pagamento, o Dataplace RH disponibiliza o recurso de Mapeamento de contas para Contabilidade. Refere-se a uma ferramenta utilizada para:
- Permitir o mapeamento prévio de Contas Lançamentos para suas respectivas Contas Contábeis
- Realizar o processamento de geração dos lançamentos contábeis com base no referido mapeamento
Desta forma, o processo de integração RH -> Contabilidade torna-se automatizado, prático e mais seguro.
Para viabilizar o processo de integração, é necessário que as contas de lançamento de folha estejam devidamente relacionadas a sua conta de classificação contábil, assim como, é necessário checar os centros de custos dos funcionários.
Observe no exemplo abaixo, o mapeamento da conta “Salários”:
Código do evento/Conta Lançamento – 001
Descrição – Salário/Dias Normais
Débito (Conta debitada na contabilidade) – Salários
Crédito (Conta creditada na contabilidade) – Salários a Pagar
Quando do fechamento da contabilidade, a conta crédito “Salários a Pagar” será debitada, e sua contra-partida será a conta a crédito Caixa ou Bancos, indicando a saída do pagamento ao funcionário.
Histórico – Provisão de Folha de Pagamento (Denominado provisão, pois o pagamento efetivo se dará ao se debitar a conta contábil “Salários a Pagar”).
Aplicar Para: Folha de Pagamento, Folha Complementar e Abono
Para realizar o mapeamento das contas para contabilidade, acesse a manutenção, clicando no menu lateral Administração >> Folha de Pagamento >> Contas para Contabilidade. A seguinte janela será exibida:
Confira uma apresentação em vídeo sobre a utilização desta manutenção.
Este procedimento é realizado através de duas abas, são elas:
Parametrização- 1- Mapeamento contábil
Esta aba contempla os dados principais referentes ao mapeamento das contas lançamento para a integração contábil.
Conta Lançamento
Nestes campos, informe os dados cadastrais (código e descrição) da Conta da Folha de Pagamento que será exportada para Contabilidade. Estas informações são cadastradas na manutenção de Contas Lançamentos. e o usuário poderá digitá-las manualmente ou teclar ENTER para realizar uma busca.
Conta Débito/Conta Crédito
Neste campos informe o código das contas contábeis onde serão debitados e creditados os valores da folha de pagamento na Contabilidade. Estes dados devem ser preenchidos com cautela pois irão interferir diretamente no processo de contabilização da empresa. As contas contábeis são cadastradas no sistema Dataplace Fiscal/Contábil, manutenção de Plano de Contas.
Especificar C. Custo Débito/Especificar C. Custo Crédito
Este campo corresponde a informação a ser exibida em relatórios contábeis após a integração com a folha de pagamento. O sistema apresenta 3 opções ao usuário:
-
-
Selecionando a opção NÃO, por padrão será considerado o centro de custo “FUNCIONÁRIOS”;
-
Selecionando a opção SIM e, deixando os campos seguintes (C. Custo Débito/C. Custo Crédito) em branco, o sistema irá exibir o centro de custo sem nenhuma informação;
-
Selecionando a opção SIM e, informando um centro de custo a ser considerado, todos os registros de pagamento serão exibidos para este centro de custo, desconsiderando a alocação do funcionário
-
Histórico e Histórico complementar
Preencha este campo com o código/descrição do histórico padrão que irá descrever o lançamento na Contabilidade. Esta informação é cadastrada no sistema Fiscal/Contábil, na manutenção de Histórico Padrão e o usuário poderá digitá-la manualmente ou teclar ENTER para realizar a busca do histórico.
Data de envio
Clique na seta para baixo e selecione a data a ser considerada para o envio das informações para a contabilidade. O usuário poderá optar por:
-
-
1. Data de Referência – Ex. Referência da conta de salário do mês 03/2015 – 31/03/2015.
2. Data de pagamento – Ex. Pagamento da conta de salário do mês 03/2015 – 05/04/2015.
3. Último dia do mês de Referência – Ex. Rescisão no dia 31/03/2015 paga no dia 05/04/2015 – 31/03/2015
4. Último dia do mês de Pagamento Ex. Rescisão no dia 31/03/2015 paga no dia 05/04/2015 – 30/04/2015
-
Observações:
Neste campo você pode complementar com mais informações.
Aplicar para:
Neste campo, o usuário deverá informar quais opções terão suas contas exportadas para integração contábil, para isso, basta selecionar 
as opções desejadas: Adiantamento, Folha de Pgto., Folha Pgto. Comp., Férias, 13ª Salário 1ª Parc., 13ª Salário 2ª Parc., Rescisão, Rescisão comp., Abono e P.L.R (Participação nos Lucros e Resultados). Com esta informação, as contas geradas pelo cálculo de Folha Complementar, poderão ser parametrizadas separadamente para integração contábil, por exemplo.
Parametrização- 2- Adicionais para definição de centro de custo
A caixa de seleção Considerar grupos para atualização de centro de custo, determina que aquele mapeamento deve ser considerado para uso da nova ferramenta Atualiza centro de custo.
- Uma vez marcado, exigirá que informe:
- Modelo de atualização do centro de custo para aquele registro, podendo ser:
- Inserindo novo centro de custo cadastrado para o grupo
- Mantendo somente centro de custo vinculado ao grupo
- Sejam informados os grupos vinculados para atualização
- Modelo de atualização do centro de custo para aquele registro, podendo ser:
Centro de Custo
Nesta aba serão selecionados os Centros de Custos que terão suas informações de pagamento enviadas a contabilidade. Por padrão todos os centros de custos cadastrados aparecem desmarcados. O usuário poderá selecionar um a um clicando sobre a caixa de seleção ao lado do código ou Marcar/Desmarcar todos os registros utilizando o botão Ferramentas.
Através da ferramenta 
Aplicar Filtros o usuário terá a possibilidade de permitir que se mostre todas as contas de lançamento que estão definidas como destino uma conta crédito, ou uma conta débito, ou uma conta de lançamento em específico. Caso queira retirar o filtro basta clicar na seta ao lado do filtro e escolher a opção Retirar Filtro.
Também é permitido filtrar pelas colunas. No grid é possível visualizar a coluna referente ao grupo ao qual aquele centro de custo está vinculado.
Ferramenta Atualizar centro de custo
Ferramenta para inserir um novo centro de custo, respeitando a mesma regra existente para casos de seleção manual. Esta regra define que um determinado centro de custo não pode estar selecionado para um mapeamento similar (mesma conta lançamento com contas de crédito e/ou débito diferentes do mapeamento atual).
Ao executá-la, será feita a leitura de todos os mapeamentos que estão definidos para atualização de centro de custo. Para cada um deles encontrado:
- Verifica o modelo de atualização;
- Se marcado Inserindo novo centro de custo cadastrado para o grupo, insere os faltantes referemtes aos grupos selecionados;
- Se marcado Mantendo somente centro de custo vinculado ao grupo, deleta todos os centros de custo definidos para o mapeamento e insere novamente de acordo com os vínculos encontrados na manutenção de centro de custo;
Obs.: Insere somente se permitido, de acordo com a regra de centro de custo já informado, para mapeamento similar.
Mapeamento de Grupo de Contas da Folha para Contabilidade
No vídeo abaixo você acompanha um tutorial para trabalhar com o Grupo de Centro de Custo, que é uma novidade para ser usada em Contas para Contabilidade. Este vídeo complementa as novidades deste processo de integração.