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O Dataplace SFA é uma solução desenvolvida para potencializar a equipe de vendas, permitindo acesso remoto às principais funcionalidades do módulo de Gestão de Vendas do Dataplace ERP. Essa solução é composta por três componentes:

• SFA (módulo do ERP): integra-se ao back-office para o gerenciamento eficiente das vendas.
• SFA Web: versão acessível via navegador, permitindo que os vendedores consultem e gerenciem informações de vendas de qualquer lugar.
• SFA App: aplicativo móvel que oferece mobilidade e praticidade para a equipe de vendas.

O SFA Web disponibiliza as principais funções do módulo de Gestão de Vendas em uma interface intuitiva e acessível, permitindo que vendedores realizem consultas, cadastros e operações de venda de forma ágil e segura. Além disso, a solução pode ser integrada ao seu back-office, mesmo que não utilize o Dataplace ERP.

Acessando SFA WEB#

• Para acessar o SFA Web, abra o seu navegador e digite a URL cadastrada no campo Endereço do site na manutenção SFA – Board do Dataplace ERP.

• A tela inicial de login será apresentada. Digite seu nome de usuário e senha (cadastrados durante a Integração Back-office + SFA)

• Clique no botão Login para prosseguir. 

Redefinição de Senha#

Caso o vendedor esqueça a senha de acesso ao SFA Web, é possível redefini-la diretamente na tela de login. Para isso, siga os passos abaixo:

1. Na tela de login, clique no link “Esqueci minha senha”.
2. Uma nova janela será aberta solicitando o e-mail cadastrado.
3. Informe o e-mail e siga as instruções enviadas para redefinir a senha.

Caso não receba o e-mail de redefinição, verifique a caixa de spam ou entre em contato com o administrador do sistema.

Após realizar o login no SFA Web, o usuário será direcionado para a tela de Pedidos, onde serão listados todos os pedidos da sua carteira.

No menu lateral esquerdo, estarão disponíveis as seguintes opções:

• Indicadores
• Pedidos
• Clientes
• Produtos
• TAX

Além disso, na parte inferior do menu, o usuário terá acesso a:

• Cotação do Dia
• Minha Conta
• Trocar Idioma

Configurando o Modelo de Impressão de Pedido#

No SFA Web, é possível personalizar a impressão de pedidos e orçamentos, incluindo a logo da empresa e selecionando quais informações serão exibidas nos documentos.

Para configurar o modelo de impressão do pedido, siga os passos abaixo:

1. Acesse a tela de Pedidos.
2. Edite um pedido qualquer.
3. Clique no botão Visualizar para exibir o relatório do pedido na tela.
4. No canto superior direito, clique no botão Configurar.

Após acessar a ferramenta de configuração, será exibida uma tela com diversas opções para personalizar a impressão do pedido. O usuário poderá marcar ou desmarcar as informações que deseja incluir, definir a ordem dos itens e ajustar o layout do documento.

Na primeira seção, o usuário pode selecionar quais informações dos itens deseja imprimir no relatório do pedido, incluindo:

• Foto do produto
• Código do produto
• Descrição do produto
• Quantidade
• Preço de Tabela (Valor unitário)
• Desconto aplicado
• outros…

Além disso, é possível definir a ordem dos itens na impressão, escolhendo entre:

• Código do produto
• Ordem de inserção dos itens (crescente ou decrescente)
• Nome do produto

O usuário também pode agrupar os itens do pedido por categoria e configurar a quantidade de casas decimais a serem exibidas no preço de cada produto.

A tela de configuração também permite definir quais informações adicionais serão exibidas no relatório do pedido:

• Informações da Representada: CNPJ, telefone e e-mail da empresa.
• Informações do Cliente: Dados adicionais cadastrados no cliente.
• Informações de Entrega: Dados da transportadora e endereço de entrega.
• Outras Informações: Vendedor responsável, tipo de pedido, condição de pagamento, entre outras opções.

• Cabeçalho do Pedido: Permite inserir um texto personalizado que aparecerá centralizado no topo de todos os pedidos. O usuário pode utilizar esse espaço para incluir seus dados de contato ou qualquer outra informação relevante.
• Rodapé: Assim como o cabeçalho, o rodapé pode ser personalizado com informações adicionais que serão exibidas ao final do documento.

O usuário pode ativar a exibição da logo da empresa no pedido. Para isso:

1. Marque a opção Exibir logotipo.
2. Faça o upload da imagem desejada.

A logo será inserida automaticamente no layout do pedido.

Na última seção, o usuário pode definir a ordem das informações no pedido. Para isso, basta arrastar e soltar os elementos, organizando-os conforme a necessidade da empresa.

Configurações do Pedido#

No menu Pedido > aba Configurações, é possível visualizar alguns cadastros importados do sistema Back-office e realizar configurações.

Aba Geral#

Nesta aba, é possível ajustar diversas opções que definem como o sistema deve se comportar no SFA Web e no B2B. Abaixo, listamos os parâmetros disponíveis:

• Agrupar itens de mesmo código e valor na inclusão via SFA Web: Quando ativado, ao adicionar um produto já existente no pedido, a quantidade será automaticamente incrementada, e o sistema exibirá a mensagem: “Quantidade do produto foi incrementada!”.

• Na inclusão do pedido web, utilizar preferencialmente o vendedor do cliente: Quando ativado, o sistema utilizará, por padrão, o vendedor vinculado ao cliente ao criar um novo pedido.

• Confirmar automaticamente os pedidos originados do B2B: Permite que os pedidos gerados pelo B2B sejam confirmados automaticamente no sistema. Ao habilitar essa opção, é importante considerar o impacto no controle de estoque:
  • Caso a empresa bloqueie vendas sem estoque, o botão “Adicionar” será substituído por “Indisponível” para itens esgotados.
  • A validação do estoque ocorrerá tanto ao adicionar os itens no carrinho quanto no momento da finalização do pedido, garantindo que alterações no estoque sejam verificadas antes da conclusão.

• Validar categorias repetidas na configuração de categorias do B2B: Realiza uma verificação para evitar a repetição de categorias ao configurar o catálogo do B2B.

• Vendedor padrão para b2b: Informe um vendedor padrão para o B2b. Essa configuração permitirá habilitar clientes para utilizarem o ambiente B2B, mesmo que eles não possuam um vendedor associado no cadastro.
  • Como funciona na geração de pedidos
    • Sempre que um cliente realizar um pedido pelo ambiente B2B, o sistema verificará se existe um vendedor associado ao cadastro desse cliente:
      • Se o cliente possuir um vendedor cadastrado, este será utilizado no pedido.
      • Se o cliente não possuir vendedor cadastrado, será aplicado automaticamente o Vendedor Padrão para B2B definido nas configurações gerais.
    • Não é permitido inativar um vendedor enquanto ele estiver configurado como padrão para o B2B. Antes de inativá-lo, é necessário alterar essa configuração para outro vendedor ou deixar o campo vazio.

Após definir as opções desejadas, clique em Salvar.

Aba Status de Pedido#

Exibe os status utilizados para indicar a situação dos pedidos.

Aba Condição de Pagamento#

Permite visualizar as condições de pagamento disponíveis, incluindo descrição, valor mínimo permitido e prazo médio.

Aba Transportadora#

Exibe a lista de transportadoras disponíveis para os pedidos do SFA.

Aba Campos Adicionais#

Nesta aba, é possível criar campos adicionais para serem utilizados nos itens do pedido, permitindo a exibição de informações customizadas. Para isso, clique no botão “Novo campo adicional” e preencha as informações solicitadas.

• Tipo: Selecione o formato do campo entre as opções: Texto, Monetário, Numérico, Data, Data e Hora.

• Descrição do campo: Informe, de forma resumida, a finalidade do campo.

• Valor padrão: Defina o valor que será exibido por padrão.

• Obrigatório: Se marcado, o preenchimento do campo será obrigatório.

• Identificador interno: Defina um identificador único para o campo (não exibido na interface).

Após preencher os campos solicitados, clique no botão Salvar. Para que os campos adicionais sejam exibidos no pedido, é necessário vinculá-los ao Tipo de Pedido.

Aba Tipo de Pedido#

Nesta aba, é possível visualizar os tipos de pedidos disponíveis e configurar opções específicas.

Configurando campos adicionais#

Essa opção possibilita vincular campos adicionais a um tipo de pedido. Dessa forma, ao criar um pedido, o sistema exibirá esses campos para que o vendedor os preencha.

Vinculando campos adicionais a um tipo de pedido:#

• Clique no ícone de três pontos verticais ao lado do nome do tipo de pedido.

• Selecione Configurar campos adicionais.

• Na janela que será aberta, marque os campos adicionais desejados. Utilize o campo de busca para facilitar a pesquisa, se necessário.

• Clique em Salvar.

Após a configuração, os campos adicionais vinculados serão exibidos no rodapé da manutenção do itens pedido, na seção Campos Adicionais.

Configurando o campo adicional para o ERP#

O campo adicional pode ser configurado em um EC (Engine Code) para realizar uma configuração De → Para, transferindo informações para o ERP.

Passo a passo para configuração:

• Criar o campo no Dataplace ERP:
  • No Gerador de Campos, cadastre um campo para o vínculo De → Para.
  • Acesse Configurador Geral > Arquivo > Gerador de Campos > Natureza de Operação.
  • Na natureza de operação utilizada no SFA, selecione os campos cadastrados.

• Configurar o EC no SFA Board:
  • No SFA Board, acesse Download e localize o EC 1006636.
  • Informe o código do campo gerado no ERP e o identificador interno do campo adicional no SFA Web, nessa respectiva ordem.

Configurando Categorias a um tipo de pedido#

Essa ferramenta permite restringir os itens que podem ser adicionados a um pedido com base no seu tipo. Isso garante que apenas produtos pertencentes a determinadas categorias analíticas sejam selecionáveis, ajudando a organizar e padronizar os pedidos de acordo com as necessidades da empresa.

A vinculação de categorias está disponível apenas para administradores do sistema.

• Clique no ícone de três pontos verticais ao lado do nome do tipo de pedido.

• Selecione Configurar categorias.

• Na tela que será aberta, escolha as categorias analíticas para restringir os produtos disponíveis conforme o tipo de pedido.
  • Se nenhuma categoria for selecionada, todos os itens estarão disponíveis.
  • Se categorias forem selecionadas, apenas produtos pertencentes a essas categorias poderão ser adicionados ao pedido.

Essa configuração também influencia a troca do Tipo de Pedido. Caso os itens adicionados não sejam compatíveis com a nova categoria vinculada, o sistema exibirá um aviso informando o problema.

Configurações do Produto#

No menu Produto > aba Configurações, é possível visualizar alguns cadastros importados do sistema Back-office e realizar configurações.

Aba Categoria#

Exibe a lista de categorias de produtos disponíveis para o SFA

Aba Tabela de Preço#

Permite visualizar as tabelas de preço disponíveis, incluindo descrição, tipo e status.

Vincular Condição de Pagamento a Tabela de Preço#

A ferramenta de vinculação de condições de pagamento a tabelas de preço permite definir quais formas de pagamento podem ser utilizadas para cada tabela cadastrada. Essa configuração garante maior controle sobre as condições oferecidas, evitando a seleção de opções incompatíveis e proporcionando mais segurança na gestão comercial.

Como configurar:

1. Acesse a lista de Tabelas de Preço.
2. Clique em Editar ao lado do nome da tabela para a qual deseja definir as condições de pagamento.
3. O sistema exibirá a lista de condições disponíveis. Selecione as que poderão ser utilizadas com essa tabela de preço.
4. Após realizar a seleção, clique em Salvar para confirmar ou Cancelar para descartar as alterações.

Com essa configuração, ao criar um pedido, apenas as condições de pagamento permitidas para a tabela de preço escolhida estarão disponíveis, garantindo maior precisão no processo de vendas.

Minha Conta

Minha Conta#

O menu Minha Conta reúne diversas configurações essenciais para a personalização e gestão do sistema. Através dele, é possível gerenciar equipes, usuários, templates de e-mails, configurações de frete e outros recursos que impactam diretamente a operação e a usabilidade da plataforma.

A seguir, destacamos as principais funcionalidades disponíveis neste menu e como utilizá-las.

Aba Equipes#

A funcionalidade Equipes, disponível no menu Minha Conta, oferece aos gestores a capacidade de organizar e gerenciar as equipes de forma eficiente, garantindo que cada membro esteja alocado da maneira mais estratégica possível. Com essa ferramenta, é possível criar uma estrutura hierárquica bem definida, com diferentes responsabilidades para cada membro.

Cadastrando uma nova Equipe#

Para cadastrar uma nova equipe, siga os passos abaixo:

1. No menu Equipes, clique no botão “Nova Equipe”.
2. No campo “Descrição”, insira o nome da equipe que você deseja criar.
3. Clique no botão “Salvar” para concluir o cadastro.

Inserindo vendedores nas equipes#

Para adicionar vendedores a uma equipe, siga os passos abaixo:

1. Clique na equipe desejada ou clique no botão de três pontinhos ao lado da equipe e selecione a opção Editar.
2. No campo Membro, digite o nome do vendedor que você deseja adicionar à equipe.
3. O sistema exibirá uma lista com os vendedores que correspondem ao conteúdo digitado. Selecione o vendedor desejado.
4. Após selecionar o vendedor, ele será automaticamente inserido no grid abaixo.

Exclusão de Vendedores da Equipe#

Caso seja necessário remover um vendedor de uma equipe, siga os passos abaixo:

1. Na equipe em questão, localize o vendedor que você deseja excluir.
2. Clique no ícone de três pontinhos ao lado esquerdo do nome do vendedor.
3. Selecione a opção Excluir.

Definir Vendedor como Responsável de Equipe#

Para atribuir um vendedor como responsável de uma equipe, siga os passos abaixo:

1. Na equipe desejada, localize o vendedor que você deseja designar como responsável.
2. Clique no ícone de três pontinhos ao lado esquerdo do nome do vendedor.
3. Selecione a opção Definir como responsável.

O vendedor designado como responsável de equipe terá acesso a todos os pedidos e cadastros de clientes de sua própria carteira, bem como das carteiras dos demais vendedores da equipe. Isso permite uma gestão centralizada e eficiente da equipe.

• Observações:
  • Um vendedor terá acesso somente aos pedidos e clientes da sua própria carteira.
  • Uma equipe pode ter mais de um responsável.
  • Um vendedor pode pertencer a mais de uma equipe.

Retirar Responsabilidade de Equipe#

Se for necessário remover a responsabilidade de um vendedor em uma equipe, siga os passos abaixo:

1. Na equipe em questão, localize o vendedor do qual você deseja retirar a responsabilidade.
2. Clique no ícone de três pontinhos ao lado esquerdo do nome do vendedor.
3. Selecione a opção Retirar a responsabilidade.

Após essa ação, o vendedor deixará de ser responsável pela gestão da equipe, mantendo apenas o acesso aos pedidos e clientes da sua própria carteira.

Aba Usuários#

Na aba Usuários, é possível visualizar e gerenciar os vendedores que foram sincronizados para o SFA. A lista exibe informações como nome, e-mail, data de criação, perfil e a situação do convite, que indica se o vendedor aceitou ou não o convite para acessar o sistema.

• Situação do Convite:
  • Aceito: O vendedor recebeu o e-mail, aceitou o convite e definiu sua senha para acesso ao sistema.
  • Pendente: O vendedor ainda não aceitou o convite, o que pode ocorrer por não ter recebido o e-mail ou por não ter realizado o aceite.

Para os usuários com situação Pendente, duas ferramentas estão disponíveis:

1. Reenviar convite: Permite reenviar o e-mail de convite para o vendedor, caso ele não tenha recebido.
2. Gerar nova senha: Permite gerar uma senha temporária para o vendedor, caso ele esteja com dificuldades para definir a sua senha. Ao clicar, será gerada uma nova senha, que pode ser copiada e enviada ao vendedor.

Redefinir Senha#

A funcionalidade Redefinir Senha permite gerar um link para que o usuário ou vendedor possa redefinir sua senha de acesso ao sistema.

Para utilizar essa ferramenta, siga os passos abaixo:

1. Acesse a lista de usuários e localize o vendedor ou usuário cuja senha precisa ser redefinida.
2. Clique no ícone de três pontinhos localizado ao lado direito do nome do usuário.
3. Selecione a opção Redefinir Senha.
4. O sistema exibirá uma mensagem questionando se você deseja redefinir a senha. Clique em Sim para confirmar a ação.
5. Após confirmar, será gerada uma tela contendo um link de redefinição de senha.
6. Para enviar o link ao usuário, clique no botão Copiar para copiar o link.
7. Após copiar o link, basta colá-lo no corpo do e-mail ou utilizá-lo por outro meio de comunicação para enviar ao usuário.
8. O usuário receberá o link e poderá clicar nele para redefinir sua senha de acesso ao sistema.

Importante:
A senha dos vendedores e do usuário representante deve ser definida como uma senha forte, atendendo aos seguintes requisitos:

• Ao menos um caractere maiúsculo (A-Z)
• Ao menos um caractere numérico (0-9)
• Ao menos um caractere minúsculo (a-z)
• Mínimo de 6 caracteres

Se algum dos requisitos estiver ausente, o portal retornará uma mensagem de erro, solicitando a correção da senha.

Definindo Perfil de Gerente#

Para utilizar essa ferramenta, siga os passos abaixo:

1. Acesse a lista de usuários e localize o vendedor ou usuário que deseja definir como Gerente.
2. Clique no ícone de três pontinhos localizado ao lado direito do nome do usuário.
3. Selecione a opção Definir perfil para Gerente.

Editando Vendedor#

Ao editar o cadastro de um vendedor, é possível configurar diversos parâmetros conforme as necessidades da empresa. A seguir, veremos como fazer as configurações principais.

Atribuindo Representada ao Vendedor#

Se a empresa trabalha com mais de uma representada, é possível gerenciar o acesso de cada vendedor a essas representadas. Para isso, siga os seguintes passos:

1. Clique nos três pontinhos na coluna Perfil da linha do vendedor que você deseja alterar e selecione Editar.
2. Em seguida, clique no botão Adicionar Representada.
3. Será exibida uma janela onde você deverá selecionar a representada desejada.
4. Caso não haja mais representadas disponíveis, o sistema notificará.

Após adicionar a representada, será criada uma linha no grid abaixo, onde será possível configurar as tabelas de preço acessíveis ao vendedor, os tipos de pedidos que ele pode lançar, se ele poderá trocar a tabela de preço, entre outras opções.

Definindo Tabelas de Preço#

Para definir quais tabelas de preço o vendedor terá acesso, siga os passos abaixo:

1. Clique no botão Definir Tabelas.
2. Na janela que se abrir, marque as tabelas desejadas e clique em Salvar.

Na coluna Tabela de Preço, você verá quais tabelas estão disponíveis para o vendedor. Se estiver exibindo Sem Restrição, o vendedor poderá utilizar qualquer tabela de preço disponível no SFA, do contrário poderá utilizar somente as listadas nessa coluna.

Definindo Tipos de Pedido#

Para definir quais tipos de pedidos o vendedor poderá lançar, faça o seguinte:

1. Clique no botão Definir Tipo.
2. Na janela que se abrir, selecione os tipos de pedidos desejados e clique em Salvar.

Na coluna Tipo, será possível visualizar os tipos de pedido disponíveis para o vendedor. Se a coluna exibir Sem Restrição, o vendedor poderá lançar qualquer tipo de pedido disponível no SFA.

Permissão para Trocar a Tabela de Preço#

O sistema permite definir se o vendedor terá permissão para alterar a tabela de preço. Para configurar isso:

1. Na coluna exibida no grid, você verá a informação sobre a permissão do vendedor para trocar a tabela de preço (Sim ou Não).
2. Para alterar essa permissão, clique no botão de três pontinhos ao lado direito da linha do vendedor e selecione Permitir Troca de Tabela de Preço.

Enviando E-mail com Cópia para o Representante#

O sistema também permite definir se, ao enviar um e-mail para o cliente, uma cópia será enviada automaticamente para o representante (vendedor). Para configurar essa opção:

1. Na coluna correspondente, será indicado se uma cópia do e-mail será enviada para o vendedor (Sim ou Não).
2. Para alterar essa configuração, clique no botão de três pontinhos ao lado direito e selecione E-mail Representante como Cópia.

Inativando o Vendedor em uma Representada#

Caso um vendedor não precise mais ter acesso a uma representada, siga os passos abaixo:

1. Clique no botão de três pontinhos ao lado direito da linha do vendedor.
2. Selecione a opção Inativar Usuário na Representada.

Essa ação revogará o acesso do vendedor à representada específica.

Aba Sistema#

Aba E-mail#

Aba E-mail >> Configurações#

O menu Sistema >> E-mail >> Configurações permite configurar o envio de e-mails pelo SFA, definindo se será utilizado um e-mail padrão ou uma conta personalizada. Essa configuração é essencial para garantir o correto disparo de comunicações automáticas pelo sistema.

Na seção Tipo de Configuração, é possível escolher entre:

• E-mail Padrão: Todos os e-mails serão enviados utilizando o remetente “sfa@dataplace.com.br“.
• Seu E-mail: Permite configurar uma conta de e-mail própria para o envio das mensagens.

Caso opte por utilizar Seu E-mail, será necessário preencher os seguintes campos:

• Host: Servidor de e-mail utilizado para o envio.
• Porta: Porta correspondente ao servidor de e-mail.
• Conta: Endereço de e-mail que realizará os disparos.
• Senha: Senha de acesso da conta de e-mail configurada.
• Certificado: Opção para adicionar certificado de segurança.
• Encriptação SSL: Deve ser marcada caso a transmissão exija criptografia SSL.

Após o preenchimento dos dados, clique no botão Salvar para concluir a configuração.

Aba E-mail >> Templates#

A funcionalidade de Templates de E-mail permite personalizar as mensagens enviadas pelo sistema no envio de orçamentos e pedidos. Essa configuração está disponível na opção Minha Conta >> E-mail, na aba Template.

Como Configurar um Template de E-mail

1. Acessar a Configuração
   • No SFA Web, clique no menu Minha Conta no canto inferior esquerdo.
   • Acesse a aba Sistema >> E-mail e, em seguida, clique na aba Template.
   •  
2. Escolher o Tipo de Template
   • Existem duas opções de template disponíveis:
     • Orçamento
     • Pedido (usado para as situações de Confirmado, Finalizado e Cancelado).
   • No editor de texto, insira o conteúdo da mensagem que será enviada por e-mail.
   • Utilize as variáveis disponíveis no lado direito do editor para incluir informações dinâmicas, como nome do cliente, número do pedido, valor, entre outras.
   • Para adicionar uma variável ao template, basta posicionar o cursor no local desejado dentro do editor e clicar sobre a variável correspondente.

Os templates configurados serão utilizados exclusivamente no envio de e-mails pelo Pedido no SFA Web.

Essa funcionalidade permite maior flexibilidade na comunicação com os clientes, garantindo que as mensagens estejam alinhadas com a necessidade da empresa.

Aba Aplicativos#

Configurar Exigência de Sincronização de Dados#

Você não precisa necessariamente realizar a sincronização manual dos dados dos vendedores no SFA a todo momento. Além da sincronização que ocorre no primeiro acesso, após a configuração abaixo, a sincronização será executada automaticamente no período definido por você.

A política de exigência de sincronização é de responsabilidade do usuário master, que administra o SFA. Para configurar essa exigência, acesse: SFA Web >> Minha Conta >> Sistema >> Aplicativos

As opções disponíveis para configuração são:

• Diário
• Semanal
• Quinzenal
• Mensal

Aba Frete#

Configuração da Automação do Cálculo de Frete#

No menu Sistema, na aba Frete, é possível configurar a automação do cálculo de frete nos pedidos.

Para ativar esse recurso, siga os passos abaixo:

1. Marque a opção “Habilitar uso de API para cálculo de frete”.
2. Informe os seguintes dados:
   • Endereço da API
   • Chave de acesso
   • Versão da API
3. Clique no botão Salvar para concluir a configuração.

Após a ativação, o sistema utilizará a API configurada para calcular automaticamente o frete nos pedidos.

Políticas Comerciais#

TAX (Tela de Impostos e Tributos)#

A tela TAX permite a visualização das informações relacionadas às naturezas de operação e seus respectivos impostos e tributos, conforme cadastrados e sincronizados no back-office.

Ao acessar essa tela, você poderá consultar os cadastros envolvidos no cálculo de tributos, organizados nas seguintes abas:

• Natureza de Operação
• Regra de Tributação de Produtos
• Regra de Tributação de Serviços
• Exceção Fiscal de Cliente
• Exceção Fiscal de Produto

Essa tela é apenas para consulta. Não é possível realizar alterações nos registros exibidos.