Realizando Cadastros Primários

Vendedores e Grupo de Vendedores, Referências.

Realizando Cadastros Primários para Comissão#

Para que os cadastros possam ser feitos de forma completa e correta, é necessário que alguns cadastros sejam realizados previamente, pois tais cadastrados serão utilizados posteriormente nas manutenções para complementar as informações específicas de cada uma delas.

  Os cadastros primários são encontrados em menu Administração >> Contas de Representantes.

Vendedores e Grupos de Vendedores#

Nesta manutenção são cadastrados os grupos de vendedores bem como os próprios vendedores, para que sejam informados no cadastro dos clientes ou no momento da venda, caso o cliente da venda que estiver sendo feita não tenha um vendedor específico. Essa mesma manutenção pode ser encontrada nos módulos de Vendas.

Para acessar a manutenção, clique no menu  Administração >> Contas de Representantes >> Vendedores e Grupo de Vendedores.

Esta manutenção possui Data Port com chamada a engine code (EC) de personalização. Quando habilitada a opção Visualização Avançada, é possível entrar em modo de edição do respectivo EC e realizar personalizações vinculadas aos processos de incluir, excluir e alterar dados. Basta clicar no nome do EC para ativar a sua edição.

A manutenção é dividida em duas abas, sendo elas:

Vendedor e Grupo de Vendedores#

Nesta manutenção são cadastrados os grupos de vendedores, bem como os próprios vendedores, para que sejam informados no cadastro dos clientes ou no momento da venda, caso o cliente da venda em questão não tenha um vendedor específico.

A manutenção é dividida em duas abas:

Vendedor#

Esta manutenção é acessada através do item de segurança 1302 – Manutenção de Vendedores.

Aba Dados Básicos

Preencha os seguintes campos:

Código / Nome

Informe um código para identificação e o nome do vendedor. O campo Código aceita valores alfanuméricos.

Caso o nome do vendedor seja alterado, será gerado um registro de log do usuário que fez a alteração. Esse registro poderá ser rastreado pelo sistema de Segurança em Nível de Aplicativo >> menu Log de Eventos >> Log de Eventos >> opção Vendas >> opção Manutenção de Vendedores.

Apelido

Informe o apelido, ou seja, abreviação do nome do vendedor.

Perfil

Selecione o perfil do vendedor, podendo ser: Diretor, Supervisor/Gerente ou Representante/Vendedor.

Função

Informe qual a função, ou seja, qual a atividade destinada ao vendedor na empresa.

DDD / Fone

Informe os dados para contato com o vendedor.

UserName

Informe o username que o vendedor utiliza no sistema ou faça uma busca teclando ENTER no campo.

Este campo não é de preenchimento obrigatório. Sua finalidade é a obtenção de vínculo entre o vendedor e o usuário do sistema. Obrigatoriamente o usuário vinculado a este vendedor tem que estar ativo.

Situação

Este campo será preenchido automaticamente pelo sistema. Ao adicionar um vendedor, o mesmo será Ativo. Para inativa-lo, basta clicar no botão Inativar Vendedor, localizado na barra de ferramentas da manutenção.

Desativação

Caso um usuário inative um vendedor (ferramenta Inativar Vendedor), este campo será preenchido com a data da desativação.

Superior na Hierarquia

Informe o código da pessoa de nível hierárquico superior, ou faça uma pesquisa teclando ENTER no campo.

Não será necessário preencher este campo para os vendedores com perfil “Diretor”, por ser o nível mais alto da hierarquia.

Não será possível informar como superior da hierarquia um vendedor com o mesmo perfil do vendedor selecionado, com o perfil de Representante/Vendedor ou sem perfil definido.

Nº Identificação

Informe um número pelo qual o vendedor é identificado na empresa.

TP. Inscrição/Inscrição Federal (CNPJ)/CPF

Nestes campos devem ser selecionados o tipo de pessoa correspondente ao vendedor, sendo as opções: Jurídica, Masculina ou Feminina e seu número de inscrição na Receita Federal. As informações presentes neste campo servem como identificador do vendedor que pode ser um funcionário da empresa, um autônomo ou até mesmo uma empresa terceirizada. Além disso, estes dados serão utilizados na informação dos dados da DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) pelo sistema de Rh do Dataplace.

País

Informe a sigla do país a que o vendedor pertence. Exemplo: BR (Brasil).

CEP

Informe o Código de Endereço Postal de onde o vendedor reside.

UF

Informe a sigla do Estado (Unidade Federativa) onde se localiza o vendedor.

Endereço / Complemento / Bairro / Cidade

Informe os dados do endereço do vendedor.

Aba Dados Adicionais

Preencha os seguintes campos:

Grupo

Informe o código do grupo ao qual o vendedor será inserido e pressione TAB, ou faça uma pesquisa teclando ENTER no campo. Para isso, o grupo deverá estar cadastrado na aba Grupo de Vendedores.

Email

Informe o email do vendedor.

Exige Autenticação?

Informe se o Provedor Exige Autenticação. Deve ser configurado de acordo com o seu servidor de e-mail, pois este será verificado no momento do envio do Pedido de Venda ou de um Orçamento por e-mail.

Conta

Informe a conta de e-mail do vendedor, ou a conta que o mesmo utiliza para envio de mensagens e arquivos. Este campo será verificado no momento do envio do Pedido de Venda ou de um Orçamento por e-mail.

Senha

Informe a Senha do Vendedor utilizada para a autenticação da conta no momento do envio do e-mail. O usuário que tem um provedor que exige autenticação precisará preencher estas informações. Caso não sejam preenchidas, não será possível enviar email.

Fornecedor / Razão

Informe o código do fornecedor, ou seja, a empresa para quem o vendedor atua, e pressione TAB. Caso prefira, realize uma pesquisa teclando ENTER no campo. O fornecedor é cadastrado na manutenção de Fornecedores.

Vínculo

Selecione se o vendedor é Interno ou Externo.

Senha SFA

Informe a senha SFA para que um vendedor possa acessar, por exemplo,  o SFA, um programa à parte desenvolvido para o pocket (dispositivo de mão que possibilita aos seus usuários armazenar e receber e-mails, contatos, compromissos, tarefas, tocar arquivos multimídia, trocar mensagens de texto (IM), navegar na internet e muito mais).

Comissão

Informe o percentual de comissão que o vendedor ganha. Esta comissão poderá ser alterada nos itens do pedido, de acordo com a maneira que a empresa trabalha.

Aplica esquema de restrição (visão restrita)?

Selecione esta opção para aplicar os esquemas de restrição (visão restrita de clientes, contact center, orçamentos e pedidos de venda/faturamento) definidos no Configurador Geral do Sistema para o vendedor cadastrado.

Esta opção estará visível apenas quando houver definição de visão restrita no Configurador Geral do Sistema.

UP

Informe a UP em que o vendedor atua. Somente será permitido definir uma UP se ela estiver configurada como “Liberada para venda”.

Ao inserir um item no Pedido de Venda, por padrão, será aplicado para esse item a UP definida no cadastro do Vendedor selecionado. Caso não existir nenhuma UP definida para esse vendedor, será utilizada a UP do cadastro do Produto. Se o produto inserido, com opcionais marcados, não pertencer à UP do Vendedor, será exibida mensagem informativa.

Centro de Custo

Informe em que centro de custo o vendedor atua. Por exemplo, pode estar atuando na Filial de Brasília.

Plano de Despesas e Receitas

Informe em que plano de despesas ou receitas o vendedor se encaixa.

Observação

Caso haja ainda mais informações para complementar o cadastro do vendedor, basta digitar neste campo.

Assinatura

Informe uma mensagem padrão para o vendedor, que será exibida sempre no final do e-mail como uma assinatura.

Nos campos Assinatura ou Observação, Pressionando as teclas de atalho ALT + + ou dando duplo clique, será exibida uma janela com o campo expandido, para facilitar a edição.

Observações:

1. • Caso a opção “Vendedor tem visão restrita a poder consultar apenas pedidos de vendas e de faturamento de sua autoria?” esteja selecionada no Configurador geral >> Configurações do Sistema >> link Vendas/Faturamento >> aba Configurações – C >> aba 2, o vendedor vinculado ao usuário logado terá permissão restrita às informações de vendas efetuadas por ele e pelos subordinados de sua hierarquia, não sendo permitido:

   • • salvar um pedido de venda ou faturamento com o vendedor diferente do seu próprio;

     • acessar ou consultar dados de um pedido de venda ou faturamento que não seja de seu código de vendedor;

     • selecionar ou visualizar clientes que não sejam de sua carteira.

   • Se um vendedor possuir vínculo com vários usuários, todos esses terão acesso a pedidos feitos por esse vendedor.

Inativar Vendedor#

Clicando nesta ferramenta, pode-se inativar o vendedor selecionado, para que o mesmo não seja utilizado em uma venda. A informação do campo “Situação” passará a ser “Inativo”.

Caso deseje que outro vendedor assuma os clientes do que está sendo inativado, informe o Código do Vendedor Destino ou faça uma pesquisa pelo Nome, teclando ENTER no campo em amarelo.

Clique no botão Ok para concluir.

Ao aplicar o filtro para visualizar os vendedores Inativos ou Todos, os vendedores inativos serão exibidos na grade em vermelho e a ferramenta Reativar Vendedor estará disponível.

Sempre que um vendedor for inativado ou reativado, a informação da atividade com data, hora e nome do usuário logado serão inseridas no campo “Observação”, como no exemplo:

<SA 27/02/2014 12:05:45>O usuário SA inativou o vendedor.

<SA 02/02/2015 10:57:40>O usuário SA reativou o vendedor.

Imprimir Relatório de Vendedores (ALT + P)#

Clicando nesta ferramenta, pode-se imprimir a relação dos vendedores. Serão exibidos no relatório todos os vendedores (ativos e inativos).

Visão Hierárquica

Marcando esta opção , o grid acrescenta a coluna Superior,  mostrando o superior responsável cadastrado no campo Superior Hierárquico, no cadastro do vendedor.

Grupo de Vendedores#

Nesta aba cadastram-se os Grupos de Vendedores para que sejam utilizados no cadastro de Vendedores e para separá-los por grupos.

Esta manutenção possui Data Port com chamada a engine code (EC) de personalização. Quando habilitada a opção Visualização Avançada, é possível entrar em modo de edição do respectivo EC e realizar personalizações vinculadas aos processos de incluir, excluir e alterar dados. Basta clicar no nome do EC para ativar a sua edição.

Esta manutenção é acessada através do item de segurança 1989 – Manutenção Grupo de Vendedores.

Os seguintes campos devem ser preenchidos:

Código / Descrição

Informe um número para identificação e a descrição do grupo de vendedores que está sendo cadastrado.

Observação

Neste campo podem ser digitadas informações para complementar o cadastro.

Dê um duplo clique no campo Observação, será exibida uma janela com o campo expandido, para facilitar a edição.

Referências#

Nessa manutenção cadastram-se os intervalos, as referências, do pagamento da comissão dos representantes. As referências indicam o período de datas na qual será efetuado o cálculo da comissão.

Esta manutenção é acessada através do item de segurança 1710 – Manutenção de referência.

Esta manutenção possui Data Port com chamada a engine code (EC) de personalização. Quando habilitada a opção Visualização Avançada, é possível entrar em modo de edição do respectivo EC e realizar personalizações vinculadas aos processos de incluir, excluir e alterar dados. Basta clicar no nome do EC para ativar a sua edição.

Por exemplo:

Supondo que você realize o pagamento da comissão quinzenalmente, então, nesta manutenção você cadastraria duas referências, sendo a primeira considerando os primeiros quinze dias do mês 01/07/2003 à 15/07/2003 e a segunda referência considerando os outros quinze dias do mês 16/07/2003 à 31/07/2003.

Dessa forma, você realiza o pagamento da comissão duas vezes por mês. No momento da geração das contas, o sistema gera o valor da comissão de acordo com a referência que você informou.

Para acessar a manutenção, clique no menu lateral Administração >> Contas de Representantes >> Referências.

Informe os seguintes campos:

Código / Descrição

Informe os dados para a identificação da referência.

Início/Fim

Preencha estes campos com o intervalo da referência, ou seja, o período considerado para apuração dos valores de comissão.  (Ex. 01/01/2015 a 31/01/2015).

Histórico Geral

Neste campo será exibido o nome de usuário, assim como a data e hora, em que esse registro foi alterado.

Dt. Pagto.

Informe a data de pagamento da comissão.

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Metas de Representantes – Por grupo de produtos (ALT + I)#

Utilize esta ferramenta para a definição das metas de vendas por grupo de produtos. Os dados informados nesta janela serão utilizados na Consulta Alcance de Metas.

Informe os seguintes campos:

Representante

Informe o código do representante ou pressione ENTER para fazer uma pesquisa.

Nome Representante

Informa o nome do representante do código.

Grupos de Produtos

Informe o código do grupo de produtos ou pressione ENTER para fazer uma pesquisa.

Descrição

Informa a descrição do grupo de produto do código.

Meta em Valor

Informe o valor da meta que o representante tem que atingir.

Meta em Quantidade

Informe a quantidade da meta que o representante tem que atingir.

As colunas  Nome Representante e Descrição são preenchidas automaticamente quando é acrescentado os códigos nos campos anteriores.

Insere metas com valor padrão (F2)#

Utilizando esta ferramenta, é possível inserir uma meta padrão, em valores ou em quantidade, para todos os representantes ao mesmo tempo.

Informe as opções desejadas:

Especifique as metas padrão em termos de:

Marque se deseja gerar as metas por Valor ou por Quantidade.

Especifique um valor padrão para gerar a nota meta

Informe o valor da meta (seja em valor ou em quantidade) a ser atingida.

Considerar Grupo de Produtos

Selecione esta opção caso deseje incluir as metas considerando todos os Grupos de Produtos cadastrados. Dessa forma, a meta será inserida para cada Grupo de Produtos. Caso contrário, a meta será inserida apenas por Vendedor.

Filtrar Grupo de Produtos

Esta opção será habilitada somente se a opção anterior estiver selecionada. Selecione-a caso deseje considerar apenas um ou alguns Grupos de Produtos em específico para atribuir a meta.

Clique no botão  OK para Inserir Metas.

Insere metas com base em referência anterior (F3)#

Utilizando esta ferramenta, é possível inserir uma meta com base em uma meta de referência anterior já informada. Ou seja, se nesta referência, a meta a ser utilizada for igual a uma meta anterior, não é necessário informar todos os dados novamente, basta utilizar a ferramenta para que as informações sejam copiadas.

Informe os campos:

Seleção da Referência – Origem

Informe qual referência será utilizada como base para o novo cadastro. Para isso, digite seu código ou pressione ENTER para fazer uma pesquisa.

Especifique um percentual de aumento ou decréscimo (-) para gerar a nota meta

Caso a nota meta a ser gerada tenha alguma diferença em seus valores, para mais ou para menos, informe o percentual de diferença, seja por Valor ou por Quantidade. Em caso de decréscimo, utilize o sinal de menos ( – ).

Definir filtro para aplicar os descontos/acréscimos definidos

Selecione esta opção caso deseje incluir critérios específicos para a aplicação de descontos ou acréscimos nos valores das metas. Ao selecioná-la, as opções  Grupo de Produto e Vendedores serão habilitadas.

Grupo de Produtos

Selecione esta opção para definir para quais Grupos de Produtos serão aplicados os descontos ou acréscimos.

Vendedores

Selecione esta opção para definir para quais Vendedores serão aplicados os descontos ou acréscimos.

Clique no botão OK para inserir metas.

Replicar metas com base em um vendedor selecionado (F4)#

Esta ferramenta possibilita replicar a definição da meta cadastrada para um vendedor para vários ou todos os outros funcionários.

Com o vendedor selecionado na manutenção de Metas de Representantes – por grupo de produto, selecione a opção na ferramenta ou pressione F4. Uma nova janela será aberta para a seleção dos funcionários.

Selecione os funcionários desejados e clique em OK.

Excluir Metas da Referência (ALT + V)#

Clicando nesta ferramenta, todas as metas cadastradas serão excluídas. Será exibida uma mensagem para confirmação da ação.

Metas de Representação – Por produto (ALT + P)#

Acessando esta ferramenta, pode-se definir as metas através dos produtos selecionados. Será exibida a seguinte janela:

Esta manutenção é acessada através do item de segurança 1302 – Manutenção de Vendedores.

1- Representantes#

Informe os campos:

Código/Nome do Representante

Informe o código do representante ou pressione ENTER para fazer uma pesquisa.

Nesta aba, são disponibilizadas ainda as ferramentas Insere metas com base em referência anterior (F2), Replicar metas com base em um vendedor selecionado (F3) e Excluir metas da Referência (Alt + V), descritas acima.

2- Metas do Representante – Por Produto#

Esta manutenção é acessada através do item de segurança 1990 – Manutenção de Metas por Representante.

Informe os campos:

Produto/Descrição/Unidade

Informe o código do produto que deseja incluir na meta, ou tecle ENTER para fazer uma pesquisa.

Meta em Valor / Meta em Quantidade

Informe o valor e/ou a quantidade da meta que o representante deve atingir.