Como Fazer Para…

Gerar arquivo de ponto eletrônico e demais procedimentos relacionados ao sistema de Controle de Ponto Eletrônico no sistema de Recursos Humanos do Dataplace.

Gerar Arquivo de Ponto Eletrônico#

Procedimentos necessários para geração do arquivo do Ponto eletrônico.

Cadastros necessários:

Em Administração >> Controle do ponto eletrônico

1. Registrador Eletrônico de Ponto

As informações desta janela, referem-se ao equipamento que será utilizado, como Marca, Modelo, Nº Fabricação, etc…

O campo “Último Registro importado”, poderá ser preenchido da seguinte forma:

Com 0 (zero) se for para manter o histórico, ou seja, será importado tudo; ou poderá ser importado a partir do mês anterior por exemplo.

2- Justificativas

Informar nesta janela as justificativas que serão utilizadas pela empresa, para justificar se falta será abonada, atraso será abonado ou não, exemplo:

Abono

Saída Antecipada

Atestado Médico

3- Turno diferenciado

Cadastrar os turnos diferentes do habitual dos funcionários.

Em Menu “Controle do Ponto eletrônico”:

1- Configurações do Ponto Eletrônico

Antes da importação do arquivo de ponto, necessário definir como será tratado as horas extras, faltas e atrasos, eventos, banco de horas, adicional noturno e configurações gerais.

2-Processo de Ponto Eletrônico

Será necessário criar um processo de ponto, informar mês, ano, data início e final.

3- Painel de Ponto Eletrônico

Nesta janela será possível visualizar os registros importados por funcionário e mês de referência.

Podemos ainda:

Calcular apontamentos;

imprimir espelho de ponto;

imprimir extrato de banco de horas;

Bloquear os registros.

4- Justificativas por funcionários

Nesta janela, devem ser inseridas as justificativas de atrasos, faltas, etc por dia… que foram previamente cadastradas no menu Administração > Justificativas;

5.Turno diferenciado

Se em determinado dia, o funcionário teve um turno diferente do habitual, o mesmo deverá ser informado no dia que ocorreu este horário diferenciado;3

6- Registros do ponto eletrônico

Após a importação dos registros do ponto, poderão ser visualizadas as informações por funcionários, indicando os registros importados (com data, tipo de marcação, tipo de registro)

Observações:

Para a correta importação dos dados, deverá verificar:

1- Nos cadastros dos funcionários (Administração=> Funcionários, aba Dados Adicionais) se, há o turno devidamente cadastrado;

2- Na aba “Ponto eletrônico”, se há definições do Ponto, bem como se o campo “registra batidas em ponto eletrônico” está marcado, a chapeira está informada, etc…

3- Ainda em Funcionário, aba “Documentos”, atente-se ao número do PIS, pois deverá ser o mesmo informado ao programa do equipamento eletrônico adquirido;

Com estes cadastros pré- definidos, para importar os arquivos deverá realizar os procedimentos abaixo:

1- Ative o processo do ponto eletrônico;

2- Em “Tools”, selecione a opção “Importar arquivo AFD”;

Selecione o arquivo gerado pelo equipamento do Ponto, indicando o caminho em que foi salvo;

Antes de importar, poderá Validar através da opção “Validar” (é feita a consistência das informações, se o arquivo realmente atende o padrão do Ponto);

Feito isso, clique em Processar;

3- Para visualização das informações importadas, acesse o Painel do Ponto eletrônico;

A visualização será de acordo com o funcionário selecionado, bem como o período e referência que está acessando;

4- Para apuração das informações, faça o Cálculo do apontamento, através da Ferramenta “Calcular apontamento”;

Havendo a necessidade de atribuir justificativa, ajuste de alguma informação como turno diferenciado, é necessário sempre realizar o cálculo de apontamento;

5- Ainda através do Painel, poderá gerar o “Espelho do ponto”, para a entrega ao funcionário;

6- Com o botão direito do mouse, ainda é possível obter informações como “Listar marcações”, “Mostrar turno”, etc…. de acordo com o dia selecionado;

7- Feito estes passos, os resultados do ponto, devem ser gerados através da opção “Tools >> Gerar resultados”;

A geração poderá ser de forma individual dos funcionários, ou em específico, bem como utilizando os filtros.

Considerar Horas Extras#

O sistema de Ponto Eletrônico faz a seguinte consideração de horários:

1. • Horas Diurnas – Horas trabalhadas enquanto fora do período de adicional noturno.

   • Horas Extraordinárias Diurnas – Horas trabalhadas além das horas normais, ou em períodos determinados como diferentes (DSR, Folga e/ou Feriado) fora do período de adicional noturno.

   • Horas Noturnas – Horas trabalhadas dentro do período de adicional noturno.

   • Horas Extraordinárias Noturnas – Horas trabalhadas além das horas normais, ou em períodos determinados como diferentes (DSR, Folga e/ou Feriado) fora do período adicional noturno.

Para as horas extraordinárias diurnas e noturnas, são disponibilizadas 4 faixas (Hora Extra 1, 2, 3 e 4) de consideração de quantidade de horas trabalhadas, de forma a definir a porcentagem a ser paga a cada quantidade de horas.

Tratando-se de horas extraordinárias noturnas:

1. • Será considerada hora extraordinária noturna qualquer período de tempo trabalhado além do tempo normal dentro do período de adicional noturno.

   • De acordo com o Art. 73, § 1º da CLT, horas extraordinárias noturnas passam por cálculo de redução onde:

Hora Extra Noturna = 60 minutos * (8 / 7)

Desta forma, a cada 52 minutos e 30 segundos trabalhados dentro do período de adicional noturno, será considerado 1 hora.

• O acúmulo de horas extras para distribuição entre as faixas definidas, não distingue Horas Extraordinárias Diurnas de Horas Extraordinárias Noturnas.

• Caso haja registro corrente e passe de 0h, o registro será considerado para o dia em que teve início.

• Em caso de horas extras creditadas para banco de horas, caso haja horas extras noturnas, deverá ser considerado o cálculo de redução, onde a cada 52 minutos e 30 segundos trabalhados será considerado 1 hora.

• Havendo o funcionário trabalhado o período de adicional noturno completo sem intervalo, qualquer quantidade de horas trabalhadas após o término do período será considerada hora extra noturna.

• Somente será visível a consideração do cálculo de redução às horas extras noturnas, quando houver crédito ao banco de horas ou integração com o módulo de Folha de Pagamento.

Regra de Cálculo de Intervalo de um dia de trabalho#

Dia normal de Trabalho

•  Inicio : Última saída do turno – 13 horas + 1 minuto. Considerando o Turno conforme o cadastro do mesmo e alocação para o funcionário, o sistema irá considerar o horário final do turno e retornar 12:59 minutos, considerando então que o funcionário estaria trabalhando dentro deste intervalo. Esta situação ocorre pois, o intervalo entre uma jornada de trabalho e outra deve ter no mínimo um intervalo de 11 horas de descanso.

•  Final:  Inicio (Regra acima) do dia Posterior – 1 min. Então o sistema irá verificar qual o horário final do turno previsto na jornada seguinte e retira 1 minuto, seguindo a situação das 11 horas explicada no item acima. Caso o dia seguinte não possua jornada prevista o sistema avançará para a próxima data até localizar uma jornada definida, pois necessita desta informação para fazer o cálculo do intervalo.

Dia em que não existe previsão de turno de trabalho, como feriado, Folga ou Descanso Semanal Remunerado

• Início: Cópia da data final + 1 min. do dia posterior subtraindo 1 dia. Como não existe um turno previsto para o dia, o intervalo precisará ser montado baseado no turno posterior e anterior, desta forma para a Data Inicial do intervalo, será pego o mesmo horário do dia posterior acrescentando 1 minuto.

• Final:  Cópia da data inicial – 1 min. do dia anterior. Assim como ocorre para a Data inicial, haverá a necessidade de buscar o horário praticado em outra data, por não haver um turno previsto de trabalho, desta forma o sistema irá verificar qual o intervalo do dia anterior e projetar ele na referida data de apuração, subtraindo um minuto.

Exemplificação:

Para exemplificar a regra, abaixo iremos pegar um pequeno período a ser considerado no ponto e seus respectivos turnos previstos de acordo com o turno vinculado ao funcionário.

DIA		ENTRADA 01	SAÍDA 01	ENTRADA 02	SAÍDA 02
TURNO PREVISTO PARA 02/09	SEX	02/09/2017 07:30	02/09/2017 12:30	02/09/2017 13:12	02/09/2017 17:00
TURNO PREVISTO PARA 03/09	SAB	FOLGA (SEM TURNO PREVISTO)
TURNO PREVISTO PARA 04/09	DOM	DSR (SEM TURNO PREVISTO)
TURNO PREVISTO PARA 05/09	SEG	02/09/2017 07:30	02/09/2017 11:30	02/09/2017 12:42	02/09/2017 17:30
TURNO PREVISTO PARA 06/09	TER	02/09/2017 07:30	02/09/2017 11:30	02/09/2017 12:42	02/09/2017 17:30
TURNO PREVISTO PARA 07/09	QUA	FERIADO (SEM TURNO PREVISTO)
TURNO PREVISTO PARA 08/09	QUI	02/09/2017 07:30	02/09/2017 11:30	02/09/2017 12:42	02/09/2017 17:30
TURNO PREVISTO PARA 09/09	SEX	02/09/2017 07:30	02/09/2017 12:30	02/09/2017 13:12	02/09/2017 17:00

Com turno previsto:

1 – Conforme imagem abaixo, o sistema considerou para o dia 05/09 o seguinte período para a alocação de batidas de ponto.

Veremos como o sistema chegou a este período.

Como o dia 05/09 possui uma previsão de turno, sendo ela das 07:30 á 11:30 e das 12:42 ás 17:30, então o sistema apurou o intervalo da seguinte forma:

Início:

– Última saída do turno previsto para 05/09 17:30h, subtrai 12:59h que resultará em 05/09 04:31h, conforme apresentado na imagem.

Fim:

– O sistema irá buscar no dia posterior, qual o inicio do intervalo previsto (adotando a mesma regra explicada anteriormente), então aplicando a regra de início para o dia 06/09 teremos:

                – Turno previsto para  dia 05/09 das 07:30 á 11:30 e das 12:42 ás 17:30, então será considerado 17:30h – 12:59 = 04:31h.

– Considerando então 06/09 04:31 o sistema irá subtrair 1 minuto resultando em 06/09 04:30, conforme apresentado na imagem.

Sem turno previsto

2 – Conforme imagem abaixo, o sistema considerou para o dia 07/09 o seguinte período para a alocação de batidas de ponto:

Veremos agora como o sistema chegou a este período.

Como o dia 07/09 não possui uma previsão de turno por ser feriado, então o sistema precisará adotar uma regra diferenciada para determinar o intervalo, considerando turnos posteriores e anteriores a data em questão, procedendo da seguinte forma:

Inicio:

– Será copiado o Fim do intervalo do dia posterior (aplicando a mesma regra já explicada e exemplificada no item 1), sendo acrescentado a este 1 minuto e retornado 1 dia. Portanto, o fim do período posterior correspondente ao dia 08/09 é 09/09 04:30, na sequência o sistema irá adicionar 1 minuto e retornar um dia resultando em 08/09 04:31.

Fim:

– Verifica no dia anterior, qual o inicio do intervalo e irá subtrair 1 minuto e acrescenta um dia (acrescentando 1 dia), então o intervalo apurado será o resultado de 06/09 04:31 menos 1 minuto mais 1 dia, ou seja, 07/09 04:30, como também pode ser observado na imagem acima.

Marcação automática de Ponto Eletrônico#

O processo de marcação automática de Ponto Eletrônico é usado por empresas que possuem funcionário que trabalham em ambientes externos da empresa, como vendas ambulante, representações, etc. Estes funcionários muitas vezes não tem a disponibilidade de estar todos os dias na empresa para bater ponto, de entrada e saída, sendo assim as empresas utilizam o registro automático de ponto para estes funcionários.

Para realizar as configurações da marcação automática, acesse o cadastro de Funcionários, selecione o funcionário que consistirá os registros automáticos e acesse a aba Dados Adicionais (1) e clique no botão Alterar (2), em frente ao campo Turno.

Será aberta uma janela para configurar os turnos do funcionário, crie um novo turno para o funcionário ou altere um já existente com a Marcação Automática definida com o Sim, conforme a imagem acima. Desta forma serão geradas marcações automáticas para o funcionário na manutenção Painel de Ponto Eletrônico.

Para acessar a manutenção Painel de Ponto Eletrônico, acesse o menu Controle de Ponto Eletrônico >> Painel de Ponto Eletrônico.

Para que sejam exibido as entradas e saídas do funcionário, clique em Calcular Apontamentos, que realizará a geração automática dos registros.

É possível também editar os apontamentos de entrada e saída, basta clicar com o botão direito sobre o registro que deseja e selecionar uma das opções para editá-lo conforme a imagem abaixo.