Exportação de Dados

Através desta ferramenta, o usuário do DataplaceRH poderá gerar automaticamente um arquivo com extensão .txt contendo os dados dos funcionários da empresa para cadastro e qualificação do NIS (Número de Identificação Social) e da Qualificação em lote para o eSocial..

O NIS corresponde a um número de cadastro atribuído pela Caixa Econômica Federal às pessoas que serão beneficiadas por algum programa social do governo, como por exemplo o Bolsa Família, bem como para aqueles que ainda não possuem cadastro no PIS (Programa de Integração Social). Para obter mais informações sobre o NIS, clique aqui.

Para acessar esta ferramenta, clique em Administração >> Exportação de Dados. Será aberta a seguinte janela:

Selecione o modelo de Exportação desejado entre as opções

Cadastro de NIS#

A CAIXA ECONÔMICA FEDERAL, oferece duas opções para cadastro do NIS. A empresa pode optar por fazer o cadastro diretamente pela internet através de formulário específico ou utilizar o cadastro em LOTE, no qual é enviado um arquivo através do conectividade social. Esta opção do Dataplace-RH irá gerar e salvar este arquivo em um diretório selecionado pelo usuário para que em seguida possa ser enviado à CEF que, no prazo máximo de 2 dias úteis irá retornar com o cadastro dos mesmos.

Aba Exportação

Nesta aba o usuário irá selecionar o modelo de Exportação, e no campo “Seleciona path para o arquivo”, teclando ENTER será aberta a janela para seleção do diretório. Após definir o caminho no qual o arquivo será armazenado clique no botão AVANÇAR.

Aba Filtros

Nesta aba o usuário irá selecionar os filtros para a geração do arquivo de cadastro do NIS. Ao selecionar os filtros o Dataplace-RH irá elencar apenas os funcionários que não possuem o Número de Identificação Social (NIS). Observe a figura:

São disponibilizadas as seguintes opções de filtros:

• Situação: Apresenta as opções Ativo e Inativo, correspondente aos colaboradores que ainda fazem parte do quadro de funcionários da empresa, bem como aos colaboradores desligados.

• Tipo de Trabalhador: Neste filtro o usuário poderá selecionar para quais colaboradores o cadastro do NIS será efetuado. O Filtro apresenta as opções: Funcionários (Empregados convencionais com registro em carteira), Diretores (Sócios da empresa que recebem através de Pró-Labore) e Estagiários (Estudantes de Ensino Médio, Cursos Técnicos/Profissionalizantes e/ou Curso Superior que exerçam atividade na empresa por contrato específico).

• Empresa: Este filtro permite ao usuário selecionar em qual empresa (Banco de Dados) será feita a busca dos funcionários.

• Centro de Custo/Setor: O usuário pode utilizar este filtro para que o sistema realize a busca de funcionários em locais específicos da empresa. Desta forma o usuário terá mais clareza nos dados enviados.

• Função: Selecionando uma função, o sistema fará a busca de funcionários que exerçam esta atividade específica para a geração do arquivo.

• Funcionário: O usuário pode selecionar um único funcionário para realizar o cadastro do NIS através deste filtro.

Após informar todos os filtros desejados, clique no botão AVANÇAR.

Aba Seleção

Após a definição  dos filtros, esta aba irá exibir os funcionários que terão seus dados enviados para o cadastro do NIS. É permitido ao usuário selecionar quais funcionários terão seus dados incluídos no arquivo, bem como utilizar as ferramentas ‘Marcar Tudo (Ctrl+Shift+M)’ e ‘Desmarcar Tudo (Ctrl + Shift + D).’

A coluna Alertas exibe informações faltantes ou inconsistentes que devem ser ajustadas no cadastro do funcionário. Caso os funcionários selecionados apresentem alertas será exibida uma mensagem solicitando ao usuário que faça os devidos ajustes ou que marque para processamento somente os funcionários que não possuam inconsistência em seu cadastro, evitando que informações incompletas sejam enviadas.

Ao clicar no botão PROCESSAR será exibida uma mensagem ao usuário questionando se o arquivo a ser gerado corresponde a uma retificação. O usuário deve clicar em SIM, caso já tenha enviado um arquivo anteriormente à CEF e deseja substituí-lo pelo novo arquivo gerado pelo sistema. Caso seja a primeira vez, ou caso se tenha gerado um arquivo anterior, mas este não tenha sido enviado a CEF, basta clicar em NÃO. Ao término do processo, será apresentada uma mensagem de confirmação do processo, informando o nome e o local do arquivo, definido pelo usuário na aba “Exportação”.

Com o arquivo disponível na pasta selecionada, basta enviá-lo através do programa conectividade social, disponibilizado pela Caixa Econômica Federal.

Conforme orientação da CEF, o nome do arquivo gerado pelo sistema NÃO poderá ser alterado.

Qualificação/Alteração do NIS#

Através deste modelo, será enviado um arquivo pelo conectividade social da CEF, contendo dados para qualificação e/ou alteração de dados cadastrais dos funcionários. Assim como para o cadastro do NIS, o retorno da qualificação ou alteração será feito em até dois dias úteis, desta forma, não haverá mais a necessidade de o trabalhador comparecer às agências da Caixa para resolver os problemas de cadastros, exceto em casos específicos, como duplicidade do PIS para o mesmo trabalhador. Esta solução permite além da autenticação dos dados, a alteração de informações do trabalhador (Nome, Data de Nascimento e CPF). O procedimento é semelhante ao citado no tópico anterior, porém, ao invés de buscar os funcionários que não possuem NIS, o Dataplace-RH irá listar todos os colaboradores da empresa, elencados através da seleção de filtros. Esta opção também é composta das abas:

Aba Exportação

Nesta aba o usuário irá selecionar o modelo de Exportação, e no campo “Seleciona path para o arquivo”, teclando ENTER será aberta a janela para seleção do diretório. Após definir o caminho no qual o arquivo será armazenado clique no botão AVANÇAR..

Aba Filtros

Nesta aba o usuário irá selecionar os filtros para a geração do arquivo de qualificação/alteração do NIS. Ao selecionar os filtros o Dataplace-RH irá elencar os funcionários correspondentes para a geração do arquivo que será enviado via conectividade social.

São disponibilizadas as seguintes opções de filtros:

• Situação: Apresenta as opções Ativo e Inativo, correspondente aos colaboradores que ainda fazem parte do quadro de funcionários da empresa, bem como aos colaboradores desligados.

• Tipo de Trabalhador: Neste filtro o usuário poderá selecionar para quais colaboradores o cadastro do NIS será qualificado/alterado. O Filtro apresenta as opções: Funcionários (Empregados convencionais com registro em carteira), Diretores (Sócios da empresa que recebem através de Pró-Labore) e Estagiários (Estudantes de Ensino Médio, Cursos Técnicos/Profissionalizantes e/ou Curso Superior que exerçam atividade na empresa por contrato específico).

• Empresa: Este filtro permite ao usuário selecionar em qual empresa (Banco de Dados) será feita a busca dos funcionários.

• Centro de Custo/Setor: O usuário pode utilizar este filtro para que o sistema realize a busca de funcionários em locais específicos da empresa. Desta forma o usuário terá mais clareza nos dados enviados.

• Função: Selecionando uma função, o sistema fará a busca de funcionários que exerçam esta atividade específica para a geração do arquivo.

• Funcionário: O usuário pode selecionar um único funcionário para realizar o cadastro do NIS através deste filtro.

Após informar todos os filtros desejados, clique no botão AVANÇAR.

Aba Seleção

Após a definição  dos filtros, esta aba irá exibir os funcionários que terão seus dados enviados para a qualificação do NIS. É permitido ao usuário selecionar quais funcionários terão seus dados incluídos no arquivo, bem como utilizar as ferramentas ‘Marcar Tudo (Ctrl+Shift+M)’ e ‘Desmarcar Tudo (Ctrl + Shift + D).’

Ao clicar no botão PROCESSAR será exibida uma mensagem ao usuário questionando se o arquivo a ser gerado corresponde a uma retificação. O usuário deve clicar em SIM, caso já tenha enviado um arquivo anteriormente à CEF e deseja substituí-lo pelo novo arquivo gerado pelo sistema. Caso seja a primeira vez, ou caso se tenha gerado um arquivo anterior, mas este não tenha sido enviado a CEF, basta clicar em NÃO. Ao término do processo, será apresentada uma mensagem de confirmação do processo, informando o nome e o local do arquivo, definido pelo usuário na aba “Exportação”.

Com o arquivo disponível na pasta selecionada, basta enviá-lo através do programa conectividade social, disponibilizado pela Caixa Econômica Federal.

Conforme orientação da CEF, o nome do arquivo gerado pelo sistema NÃO poderá ser alterado.

Visualizar arquivo de retorno do NIS#

Esta opção é disponibilizada para que o usuário possa verificar os dados retornados pela plataforma da CAIXA ECONÔMICA FEDERAL antes de realizar o processamento dos mesmos. Trata-se de um processo de conferência de informações, para garantir maior segurança dos dados dos trabalhadores.

Para visualizar o arquivo de retorno, selecione, após selecionar a opção desejada, informe o caminho do arquivo, digitando-o manualmente no campo amarelo ou teclando ENTER para selecioná-lo no diretório em que se encontra armazenado. Após a seleção do arquivo, clique no botão Avançar >>. Será exibida a aba de seleção dos registros presentes no arquivo de retorno.   Observe a imagem:

A visualização do arquivo de retorno não é utilizada somente para inserir novos registros, ou seja,  o recurso poderá ser usufruído também para conferência de registros enviados para validação. O arquivo de retorno poderá registrar duas situações distintas quanto ao número do PIS, são elas:

A – PIS Origem em branco e PIS Retorno com numeração válida (Indicado pela coluna “Erro”) – Neste caso é identificado que foi enviado um registro de um funcionário que não possuía cadastro no PIS e por esse motivo, o arquivo de retorno apresenta o número atribuído ao funcionário;

B – PIS Origem em branco e PIS Retorno com numeração válida (Indicado pela coluna “Erro”) – Neste caso é identificado que foi enviado um registro de um funcionário que não possuía cadastro no PIS e por esse motivo, o arquivo de retorno apresenta o número atribuído ao funcionário;

C- Pis Origem preenchido e Pis Retorno zerado – Esta situação indica que a plataforma da Caixa Econômica Federal não encontrou o número de PIS enviado. Neste caso o responsável pelo envio das informações deve realizar o seguinte processo:

1. Verificar se o número enviado está correto. Em caso negativo, deve-se corrigir a numeração e reenviar o arquivo para validação;

2 – Caso o número enviado esteja de acordo com o fornecido pelo funcionário no ato da contratação, o responsável pelo setor de Folha de Pagamento deverá enviar à caixa uma solicitação de cadastro para este funcionário. Desta forma será criado um novo registro válido de PIS para o mesmo.

Após a verificação dos dados, selecione os registros e clique no botão Processar para que os números de PIS retornados no arquivo sejam registrados no cadastro de cada funcionário.