Conciliação Automática

A Conciliação Automática define-se como sendo o método, onde a partir do Saldo do Extrato Bancário, adiciona e diminui os movimentos que a Empresa fez e o banco ainda não e vice-versa.

A partir do Extrato Bancário, vamos comparando os valores nele existentes, com os valores lançados na Contabilidade. Os documentos pendentes no Extrato da Empresa o sistema já os reconhece. Já os documentos que estão no extrato bancário e não chegaram à contabilidade são lançados numa coluna da conciliação.

 Para acessar a manutenção, clique em  de Caixa e Bancos >> Caixa e Bancos >> Conciliação Automática. A seguinte janela será exibida:

1 – É possível escolher o Formato do arquivo para a Conciliação Automática, clicando no botão indicando uma seta para baixo deste campo. Será disponibilizada como no exemplo: 240 Posições – Versão 5.0, que é igual o campo Descrição do módulo Configurador Geral >> Configurações do Sistema >> link Financeiro >> aba Configurações-E. O cadastro do layout é feito no Configurador geral >> link Financeiro  >> aba Configurações-E.

2 – Deverá ser selecionado o Arquivo de Extrato (retorno) que será lido, clicando no botão  .

3 – Após escolher o Arquivo de Extrato Eletrônico, deverá clicar no botão Detectar conta. O sistema abrirá o arquivo e identificará a conta automaticamente, mediante script (Script scrConciliacaoBradesco01.txt).

4 – O campo Conta Bancária será carregado automaticamente pelo script, que retornará as contas bancárias. Assim o usuário deverá escolher uma, clicando no botão que indica uma seta para baixo.

5 –  Acionar o botão Carregar Arquivo, onde mediante o mesmo script, o sistema vai comparar os lançamentos do arquivo de extrato eletrônico lido, e exibirá os dados nas abas: Cheques a compensar, Créditos não encontrados e Débitos não encontrados.

 Observações:

  • Não será permitido gerar registros de conciliação bancária fechados com data de quitação compreendida em período já fechado (períodos são definidos no módulo Segurança em Nível de Aplicativo >> menu Arquivo >> Período de Fechamento).
  •  A coluna Empresa somente será exibida nesta manutenção se o recurso Seleção Multi-Empresa estiver ativado.

Para maiores informações, consulte as abas:

Cheques a Compensar           

Os cheques a compensar (já lançados no sistema e encontrados no arquivo carregado) que podem ser baixados, serão exibidos na aba Cheques a compensar.

Serão informado automaticamente pelo sistema alguns dados sobre o cheque. O Nº do Cheque,  a Data, o Histórico e o seu Valor.

O usuário deverá marcar os cheques que deverão ser compensados (conciliados), para que eles sejam efetivados ao final da operação.

 Na coluna Nº Documento através do botão Classificação Financeira será feita a chamada da janela de classificação de valores (a mesma existente na manutenção de Pagamentos/Recebimentos) somente como consulta.

Total dos Registros Selecionados

Este recurso de auto soma será utilizado para conferência, onde, após selecionar todos os lançamentos para mapeá-los de uma só vez, o usuário poderá verificar se o valor totalizado está igual ao valor gerado na conta corrente.

Créditos não encontrados           

O sistema mostrará os lançamentos de crédito constantes no arquivo que não foram encontrados no sistema, seja por motivo de data diferentenúmero de documento diferente e valor, para que seja decidido o que deve ser feito.

1- Selecione um Lançamento Padrão Financeiro para cada registro, na própria tabela.

 No Lançamento padrão financeiro é possível replicar a informação atribuída para os demais registros, desde que estes estejam selecionados.

2- Caso um lançamento de crédito constar no arquivo e realmente não foi lançado no sistema, selecione este registro e clique no botão Ferramentas opção Gerar registro para fazer o lançamento. (como se estivesse adicionando um novo lançamento). O sistema registrará essa ação no campo Histórico desse registro.

3- Caso um lançamento de crédito constar nessa aba, porém já foi lançado no sistema e estiver com dados divergentes, selecione esse registro e clique no botão Ferramentas opção Mapear, que informará ao sistema que aquele lançamento se refere a outro já existente.

Ao acessar a aba Créditos não encontrados a seguinte janela será exibida:

 Será permitido selecionar “n” registros e optar por Mapear. Assim, na janela de Mapear lançamento mapeia-se cada registro selecionado.

Ao acessar a opção Mapear, será aberta janela com opções de filtro para que o usuário informe a qual lançamento bancário refere-se o registro do extrato eletrônico. O sistema registrará essa ação no campo Histórico.

  • Informe o Período da Seleção do lançamento que deseja procurar.
  • Digite o Cd. Lançamento, ou se preferir clique no botão Binóculo de Pesquisa para buscar.
  •  Clique na Situação que se encontra o lançamento que estiver procurando.
  • Para listar os lançamentos conforme o filtro inserido, clique no botão  .
  •  Marque o lançamento desejado, para informar ao sistema que aquele lançamento se refere a outro já existente. E clique em  Processar.

 Será exibido os dados do registro que está sendo mapeado, que seriam os dados do registro que aparecem nas abas Créditos não encontrados e Débitos não encontrados.

 Abaixo da opção Registro mapeado? serão exibidas informações do lançamento em conta corrente já vinculado ao registro, e acima na opção Dados do Lançamento a ser mapeado serão exibidas as informações do registro selecionado anteriormente pelas abas Créditos não encontrados e Débitos não encontrados.

Débitos não encontrados           

O sistema mostrará os lançamentos de débito constantes no arquivo que não foram encontrados no sistema, seja por motivo de data diferente, número de documento diferente e valor, para que você decida o que deve ser feito.  

1 – Selecione um Lançamento Padrão Financeiro para cada registro, na própria tabela.

2 – Caso um lançamento de débito constar no arquivo e realmente não foi lançado no sistema, selecione este registro e clique no botão Gerar registro para fazer o lançamento. (como se estivesse adicionando um novo lançamento). O sistema registrará essa ação no campo Histórico desse registro.

3 – Caso um lançamento de débito constar nessa aba, porém já foi lançado no sistema e estiver com dados divergentes, selecione esse registro e clique no botão Ferramentas opção Mapear, que informará ao sistema que aquele lançamento se refere a outro já existente.

 Será permitido selecionar “n” registros e optar por Mapear. Assim, na janela de Mapear lançamento mapeia-se cada registro selecionado. Quando selecionado mais de um registro a ser mapeado, o mapeamento será feito um a um, efetuando o mapeamento e mostrando o próximo a ser mapeado.  

Depois que se mapear e/ou inserir todos os lançamentos de créditos ou débitos não encontrados do extrato, deverá ser acionado o botão   Efetivar Operações e o sistema se encarregará de baixar e/ou adicionar os lançamentos do arquivo, procedendo a conciliação. Em seguida, o sistema fará o recálculo de saldos considerando como data inicial aquele referente a conciliação bancária em questão. Será mostrada mensagem e barra de status referente ao processo.

 Na janela Mapear Lançamento serão exibidos apenas os débitos ou créditos que estão no controle de caixas e bancos, de acordo com a opção definida pelo usuário. O usuário poderá identificar o lançamento que será mapeado através do campo “Complemento”.

 Será permitido mapear mais de um lançamento do Dataplace ERP em uma única linha que veio no arquivo de conciliação.

Exemplo:

No arquivo texto liberado pelo banco vem agrupado da seguinte forma: SISPAG TRANSF TITUL TED = 10.500,00 (número do documento: 90000003), agora podemos vincular esta linha do arquivo com 3 registros do Dataplace ERP em (Caixa e Bancos >> Caixas e banco) nesta tela podem ser criados os 3 registros:

Este valor (10.500,00) é referente a 3 baixas de pagamento que o usuário fez no Dataplace e gerou no conta corrente individual:

FORNECEDOR “A” 3.500,00

FORNECEDOR “B” 3.500,00

FORNECEDOR “C” 3.500,00

Siga os seguintes passos:

Em menu Arquivo >> Controle >> Conciliação Automática, selecione o Arquivo de Extrato, clique no botão Detectar Conta, em seguida clique no botão Carregar Arquivo, na aba Débitos não Encontrados selecione por exemplo o registro com (número do documento: 90000003), logo após em Ferramentas >> Mapear, busque os registros e marque os 3 mencionados, para finalizar clique em Confirmar e no Controle de Caixa e Bancos será possível visualizar os registros que foram pagos.

Registros Conciliados

Nesta aba são exibidos os logs dos registros processados na conciliação bancária. Os campos da tabela podem ser editado se necessário.

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