Como Fazer Para…

Inserir Ordem de Serviço, Gerar ordem de serviço com base em orçamento, e demais procedimentos operacionais  do módulo de Vendas e Faturamento no  sistema de Gestão de Vendas do Dataplace.

Inserir uma Ordem de Serviço

A manutenção de Ordem de Serviço permite realizar todas as operações de assistência técnica para conserto de um produto ou manutenção de um serviço.

Veremos neste tutorial, passa a passo, como pode ser gerada uma ordem de serviço. Lembramos que pode-se gerar uma ordem de serviço interna ou externa. Vamos fazer referência neste passo a passo à ordem de serviço interna devido à semelhança de inserção entre as duas.

O que difere uma da outra: na ordem de serviço interna informa-se o produto que será consertado, e na ordem de serviço externa informa-se o serviço que será executado e alguns campos a menos na aba Dados Gerais. As abas de Itens do Conserto e Técnicos são idênticas.

Para acessar a manutenção de Ordem de Serviço, clique no menu lateral Assistência Técnica >> Assistência Técnica >> Ordem de Serviço Interna ou Externa.

Antes de iniciar uma nova ordem de serviço, é preciso confirmar se existe as seguintes informações cadastradas no sistema através do menu lateral Administração >> Setup da aplicação >> Assistência Técnica:

Defeitos

Nesta janela cadastram-se os possíveis defeitos que possam ocorrer nos produtos com os quais a empresa trabalha para que sejam utilizados na ordem de serviço interna ou externa.

Prioridade

Nesta janela cadastram-se prioridades para execução da ordem de serviço, ou seja, qual a quantidade de dias para o técnico executar o serviço solicitado. Esse cadastro será utilizado no momento do cadastro da ordem de serviço interna ou externa.

Situação Ordem de Serviço

Nesta janela cadastram-se as situações das ordens de serviços, que podem ser informadas manualmente, ou em alguns casos, atualizadas automaticamente pelo sistema (quando gera-se um pedido, orçamento, etc), através de informações cadastradas no Configurador Geral do Sistema.

Solução

Nesta janela cadastram-se as possíveis soluções dos problemas que possam ocorrer, para sejam utilizadas no momento de cadastrar a ordem de serviço interna ou externa.

Técnicos

Nesta janela cadastram-se os técnicos da empresa, para que sejam informados no momento de cadastrar a ordem de serviço interna ou externa.

Tipos de Ordem de Serviço

Nesta janela cadastram-se Tipos de Ordem de Serviço, para que sejam utilizadas no momento de cadastrar a ordem de serviço interna ou externa.

Informando os Dados Gerais da Ordem de Serviço          

Clique no botão para iniciar uma nova ordem de serviço, ou utilize as teclas de atalho Alt + A;

Ao clicar no botão os campos Situação, Garantia, Tipo de O.S., Prioridade, Entrada e Previsão serão inseridos automaticamente e o cursor será posicionado no campo Cliente.

Informe o Cliente para qual será realizada a assistência técnica. Pode-se digitar diretamente o código ou fazer uma busca através do Binóculo de Pesquisa.

Informe o Produto, digitando seu código ou fazendo uma pesquisa .

Informe os campos Quantidade, Solicitante, Defeito, Solução do Problema, Descrição do Problema, Fornecedor de envio para conserto, Número de série, Recebido por, Setor, Estante e Nível.

Preenchidos os campos dessa aba, clique no botão Gravar ou pressione ALT + G para gravar a ordem de serviço adicionada.

Estará disponível o recurso utilizado para a inserção de Dados complementares nas abas Dados Gerais, Itens do Conserto e Técnicos. Para utilizá-los, pressione CTRL + D.

Inserindo Itens do Conserto na Ordem de Serviço          

Após salvar os Dados Gerais de uma Ordem de Serviço, pode-se selecionar a aba Itens do conserto para inserir os itens da ordem de serviço.

Clique no botão para inserir um Item, indicando se o Tipo é Produto ou Serviço e em seguida informando seu código ou fazendo uma pesquisa .

É possível também inserir um produto utilizando o leitor de código de barras, facilitando o processo. Para isso, após clicar no botão posicione o cursor no campo Código e faça a leitura do código de barras com o leitor.

Selecionado o item a ser inserido na ordem de serviço, informe a Quantidade necessária para o conserto do produto.

O campo Data é preenchido automaticamente ao clicar no botão com a data do sistema do dia da inserção, podendo ser alterada de acordo com a necessidade.

Informe a Observação referente ao item.

Inserindo Técnicos da Ordem de Serviço          

Informe o(s) técnico(s) que realizarão a assistência técnica, informando seu código ou fazendo uma pesquisa .

Caso já esteja feita a seleção do técnico através do menu Tools >> Selecionar Técnico, ao inserir a ordem de serviço o técnico selecionado será inserido automaticamente na aba de técnicos.

Gerar OS com base em Orçamento

Através desta ferramenta será possível gerar uma Ordem de Serviço Interna ou Externa com base em orçamento existente. Assim, os itens desse orçamento serão inseridos também na Ordem de Serviço Interna/Externa.

Para acessar a ferramenta, utilize as teclas de atalho ALT + M ou clique no botão Gerar OS com base em Orçamento, localizado na barra de ferramentas da manutenção.

Essa ferramenta pode ser controlada mediante Item de Segurança 4519 – Ferramentas para Geração de OS com base em Orçamento.

Será exibida uma nova janela onde o usuário deverá informar os campos:

Número do Orçamento

Informe o número do orçamento que será a base da nova OS ou clique no binóculo de pesquisa para realizar uma busca. Ao selecionar o orçamento, seu status será exibido a frente desse campo.

Serão considerados todos os orçamentos existentes que não foram inseridos em alguma Ordem de Serviço e que tenham tabela de preço:

1. definida no Configurador Geral >> aba Assistência Técnica >> campo Tabela de preço padrão;

2. Definida no cadastro do Cliente;

3. Definida no Configurador Geral >> aba Vendas/Faturamento >> campo Tabela de preço padrão.

Código do Produto/Descrição/Quantidade

Informe o código do produto ou faça uma pesquisa .

Estes campos têm preenchimento obrigatório, irão compor a primeira aba da Ordem de Serviço.

Informe os campos referentes à Garantia, Prioridade, Tipo de OS e Situação.

Clique no botão Gerar OS com base em Orçamento.

Será possível a geração de OS com base em orçamento já fechado.

O orçamento será inserido apenas uma vez, ou seja, em uma única Ordem de Serviço.

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