Objetivos

A ideia principal é que possamos, utilizando o recurso de CARDS do SDP:

  • Gerir um projeto de forma profissional e de visibilidade global na empresa
  • Saber qual a lista de funcionalidades adquiridas pelo cliente
  • Saber quanto de recursos (horas) foram estimados, alocados nos cards e realmente consumidos
  • Poder apresentar claramente o status do projeto ao time envolvido
  • Poder apresentar claramente o status do projeto ao cliente
  • Saber qual profissional está responsável por cada card
  • Saber a data estimada de conclusão de cada card
  • Avaliar necessidade de se complementar horas
  • Avaliar o lucro ou prejuízo do projeto

Passos e conceitos

  1. Abrir a OS principais do Projeto. Esta será a OS NÍVEL 0 (N0).

Ela é normalmente aberta pelo time Comercial.

Veja dados padrões da OS N0:

Esta OS N0 deve ter, na aba de IREs (Indicador de Recursos Estimados):

  • O equivalente a Matriz de Funcionalidades adquiridas pelo cliente,
  • Com seus respectivos tempos estimados.

Veja exemplo abaixo:

Nota: O total de horas no topo da imagem, que é a soma das horas dos IREs lançados, deve coincidir com as horas adquiridas pelo cliente (contrato).

  1. Abrir as demais OSs relacionadas à OS N0

A OS N0 deve ter suas OSs relacionadas (são as OSs NÍVEL 1 = N1) referentes a cada sistema que o cliente adquiriu, ou seja, a cada IRE lançado. Veja exemplo da cadeia de OSs N1:

As OSs do RH, FC, Manufatura, são as de NÍVEL 1 (N1).

As demais OSs, dentro das N1 serão as de NÍVEL N e a qtde delas dependerá dos recursos adquiridos pelo cliente, principalmente. Por exemplo, abaixo da 233247-SymphonyRH (N1), do exemplo acima, podemos ter:

233247-SymphonyRH (N1)

  • OS 999991 (N2) – Cálculos
    • OS 999992 (N3) – Folha de Pagamento
    • OS 999993 (N3) – Férias
    • …
  • OS 999910 (N2) – Rescisão
    • OS 9999911 (N3) – Cálculos
    • OS 9999912 (N3) – Guias
    • …
  1. Os CARDS da aba de Projeto

Dentro de cada OS, há os Cards dos trabalhos a serem desenvolvidos, na aba PROJETO.

A principal função dos cards é o planejamento do que será feito como atividades do projeto.

A criação dos cards representa o momento de se pensar, analisar, resolver impasses e, principalmente, planejar o projeto pensando na melhor forma de o conduzir. Este é um momento crucial para o sucesso do projeto.

Esta etapa de criação dos cards pode ser feita pelo gestor geral do projeto mas, sempre deve ter a participação e colaboração do time nas definições, em uma reunião de planejamento do projeto.

Os cards devem existir, normalmente, dentro das OSs de Nível 1 ou superior.

Cada card deve ter um trabalho bem definido e delimitado, apenas um responsável e ter uma data de previsão. Estas definições são obrigatórias para a adequada gestão. No caso de necessidade de remanejamentos, adota-se o ciclo PDCA (Plan, Do, CHeck, Act) de gestão para realinhar o contexto visando a conclusão do projeto com sucesso (cliente satisfeito e projeto com lucro).

Para definir o responsável, na edição do Card:

Ainda na edição do card, você pode alterar o título dele para deixá-lo mais amigável, identificável ou condizente com o respectivo trabalho.

Cada card deve estar ligado a um IRE e ter uma qtde de horas dele (do IRE) alocadas para si.

Essas horas alocadas serão exibidas na coluna HORAS ALOCADAS da lista de IREs.

Cada card pode estar relacionado a várias OSs de trabalhos.

Quando for iniciar o tempo de trabalho em uma OS (o botão de play), há a opção de você ligar este trabalho a um card:

… dessa forma o tempo apontado vai abastecer a coluna de tempo CONSUMIDO na lista de IREs.

  1. Atualização periódica e constante dos dados do projeto

Não adianta planejar o projeto, criar os IREs, OSs e Cards iniciais e depois, não manter estes dados atualizados.

Os cards devem refletir a realidade corrente do projeto, movendo-se entre as colunas TO DO, DOING, TO TEST, TESTING e DONE. Eles devem estar sempre prontos para serem apresentados ao cliente e ao time, se questionamentos ocorrerem, ou nas reuniões de acompanhamento do projeto.

No descritivo do card, ideal colocar um resumo do trabalho que ele demanda, com clareza e objetividade, sempre usando um verbo. Exemplos:

  • Implantar a cobrança integrada para o Banco do Brasil usando a tecnologia de plugin no modelo padrão
  • Implantar o módulo de comissão conforme a documentação de requisitos que consta do item B.1 da aba de Descritivo do projeto da OS 232323
  • Capacitar o time de vendas do cliente, composto por 5 vendedores internos e 10 externos, no uso do SFA web, app, integração com o Dataplace ERP, usando dados da rotina do cliente. Explicar tbém os conceitos da solução e fornecer material de apoio. Salvar o treinamento para consulta futura. Será via TEAMS e deve ocorrer antes do final do mês 11/2021.

Caso o card esteja em atraso por conta de algum obstáculo, este deve constar do descritivo do CARD, em destaque logo no início e uma reunião deve ser convocada para explicações ao cliente. Exemplos:

  • Atraso em dias: o usuário não concluiu a atividade dentro do prazo definido (10/10/2021)
  • Atraso em dias: a fornecedora dos equipamentos SAT não os entregou no prazo definido (12/10/2021).